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Etikette

Sprachdisziplin

Gerade bei Mehrpunktkonferenzen ist es wichtig, dass Sie eine hohe Sprachdisziplin einhalten. Sie vermeiden dadurch, dass bei der sprachaktivierten Umschaltung

  • ständig zwischen den Standorten umgeschaltet wird oder
  • genau dann umgeschaltet wird, wenn Sie es nicht wollen.

Vermeiden Sie soweit als möglich auch jedes Störgeräusch. Am Einfachsten ist es, wenn Sie ihr Mikro ausschalten, solange Sie am Gespräch nicht teilnehmen wollen.

Standortschild

An jedem Standort sollte eine Schild mit dem Namen des Standorts konstant im Videobild zu sehen sein.

Vorstellung der Teilnehmer

Jeder Teilnehmer sollte sich zu Beginn der Veranstaltung immer persönlich vorstellen.

Vorbereitung der Veranstaltung

Zu Beginn der Veranstaltung sollte die Verbindung geschaltet und alles Equipment (Kameras, Mikros, Projektoren, ...) getestet und bereit sein. Nehmen Sie sich immer ausreichend Zeit für die Vorbereitung und kalkulieren Sie auch mögliche Probleme ein.

Vermeiden Sie Schwenks und Zoomfahrten. Setzen Sie mehrere Kameras ein und schalten Sie die Ansichten um. Testen Sie dies im Voraus. Nehmen Sie während der Veranstaltung keine Änderung an der Konfiguration mehr vor.

Sehr viel früher sollten die notwendigen Daten (IP-Nummern, ISDN-Nummern, E-Mail-Adressen und Telefonnummern der organisatorischen und technischen Ansprechpartner, Telefonnummer des Konferenzraums) aller Konferenzstandorte an allen Standorten verfügbar sein. Ein bewegliches drahtloses Telefon in den Konferenzräumen erleichtert häufig die Lösung von Problemen erheblich. Ein verteiltes Chat-Werkzeug erleichtert die "stille" Kommunikation zwischen den Standorten.

Bei den Veranstaltungen sollte an jedem Standort eine schriftliche Agenda vorliegen. Diese und alle sonstigen Anlagen sollten, wenn möglich, bereits längere Zeit vor der Veranstaltung allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Ein pünktlicher Beginn zur Vermeidung unnötiger (Ton-)Störungen versteht sich von selbst.

Persönliches Verhalten

Denken Sie daran, dass Sie immer zu sehen und zu hören sind. Wenn Sie sprechen, schauen Sie immer in die Kamera und sprechen Sie laut und deutlich. Nennen Sie zunächst Ihren Namen. So ist z.B. genügend Zeit um das Bild umzuschalten. Vermeiden Sie größere und/oder konstante Körperbewegungen und jegliche Tätigkeiten, die nicht in unmittelbaren Zusammenhang mit der Veranstaltung stehen. Verhalten Sie sich so, als wenn alle Teilnehmer in selben Raum versammelt wären.

Farbgestaltung und Beleuchtung

Vermeiden Sie grelle Farben (vor allem im Rot-Bereich) und bewegte Kleidermuster. Der vom Wind bewegte Baum, der durch das Fenster im Hintergrund zu sehen ist, ist genauso schlecht wie die poppige Mustertapete oder das gut ausgestattete Bücherregal im Hintergrund. Als Hintergrundfarbe kann z.B. ein dunkleres Graublau gewählt werden. Sorgen Sie dafür, dass die Gesichter der Teilnehmer ausreichend ausgeleuchtet sind. Vermeiden Sie starke Helligkeitsunterschiede im Raum. Nadelstreifen im Anzug dagegen stellen kein Problem dar.

Präsentationen

Wenn Sie zur Veranschaulichung z.B. mit Schaubildern, Plakaten oder Whiteboards arbeiten und dies mit der Videokamera aufgenommen wird, denken Sie daran, dass bedingt durch die geringe Auflösung der Videotechnik nur größere Schrifttypen zu lesen und gröbere dickere Linien und Strukturen gut zu sehen sind.

Optimale Audioausstattung

Für eine generelle Vermeidung von Störgeräuschen jeder Art sind Automatikmischer, die den Ton nur dann aktivieren, wenn ein sprachtypisches Tonprofil anliegt und dieses Sprachsignal auf einen vordefinierten Pegel anheben bzw. begrenzen. Optimal sind Geräte die darüber hinaus noch über eine automatische Geräusch- (noise reduction) und Echounterdrückung (echo cancellation) verfügen. Hier sollte für jedes eingesetzte Mikrofon eine eigene Echounterdrückung erfolgen. Wenn häufig Medien eingespielt werden, ist es sinnvoll wenn das Audiosignal dieser Quellen automatisch abgesenkt wird, wenn ein Sprachsignal anliegt (audio ducking).

Bei Standorten mit nur einem Teilnehmer können z.B. Headsets zum Einsatz kommen. Ist dies nicht möglich, so sollten immer zwei Standmikros mit einem Abstand von ca. 30 cm voneinander vor dem Teilnehmer stehen. So können vor allem bei ungeschulten Personen die Lautstärkeunterschiede durch das Drehen des Kopfes ausgeglichen werden.

Bei Gruppen sollten eine entsprechende Anzahl von Mikros und/oder höherwertige Grenzflächenmikros zum Einsatz kommen. Beim Einsatz von Grenzflächenmikrofonen sollten diese nicht direkt auf den Tischen liegen, an denen die Teilnehmer sitzen. Grenzflächenmikros sind extrem empfindlich und übertragen jedes kleinste Fingerklopfen oder Kratzen. Für Publikumsfragen haben sich Funkmikros bewährt, die herumgereicht werden und damit automatisch für eine Sprachdisziplin sorgen.