Home | Sitemap  | Impressum | Datenschutz | KIT
Gäste- und Partnerverwaltung (GuP)
Über die Gäste- und Partnerverwaltung (GuP) können die Organisationseinheiten des KIT ihren Partnern die für die Zusammenarbeit notwendigen Konten und Dienste zur Verfügung stellen. Die GuP ist eine Anwendung im SAP-Webportal.
Kontakt:
Beratung:

Allgemeines

Neben Mitarbeitern und Studierenden gibt es zahlreiche Personen am KIT, die diesem zwar nicht direkt angehören, jedoch für ihre Zusammenarbeit mit dem KIT ebenfalls ein E-Mail-Postfach und ein KIT-Konto benötigen und gegebenenfalls weitere Dienste nutzen möchten. Dabei reicht das Spektrum von Mitarbeitern einer Fremdfirma über Doktoranden und Stipendiaten bis hin zu Gastwissenschaftlern, die alle unter dem Oberbegriff „Gäste und Partner“ zusammengefasst werden.
Die Eingabe der Partner-Daten erfolgt dabei über eine SAP-Benutzungsschnittstelle, die an das Identitätsmanagement (IDM) angebunden ist. Nach Eingabe in die Benutzungsschnittstelle erhalten Partner durch das IDM in einem automatisierten Prozess u.a. einen KIT-Account und eine KIT-Mailbox mit E-Mail-Adresse. Per E-Mail werden der neue Partner und der ITB der eintragenden OE über die Anlage des neuen Kontos informiert. Der neu angelegte Partner erhält anschließend seine vertraulichen Zugangsdaten per Hauspost.

Für den Zugriff auf die SAP-Benutzungsschnittstelle der GuP ist eine SAP-Berechtigung für den Mitarbeiter notwendig, der die Gäste- und Partnerverwaltung pflegen soll. Dazu bitte das Formular "Antrag Benutzerstamm SAP-System (inkl. Berechtigung Gäste- und Partnerverwaltung)" ausfüllen und an Frau Duberny senden. Ausfüllhinweise: Im Feld „Organisationseinheit“ bitte die OE eintragen, für die Gäste und Partner verwaltet werden sollen. Im Feld „ Benutzer soll Rolle erhalten“ bitte „ZGUP“ eintragen. Das Formular muss vom dem Leiter der unter „Organisationseinheit“ eingetragenen OE unterschrieben werden.

Die SAP-Bedienungsoberfläche wird über das SAP-Webportal aufgerufen.

Aktivierung von GuP-Konten

Zur Aktivierung finden Sie weitere Informationen in der Servicebeschreibung Aktivierung von Mitarbeiter-, Gäste- und Partnerkonten.

Berechtigung von GuP-Konten

Die Berechtigungen, die den GuP-Konten zugewiesen sind, sind in der Seite Konten - Berechtigungen in der Tabelle im Abschnitt "Durch die GuP-(Gäste- und Partner)-Verwaltung gelieferte Konten" einzusehen. Die Berechtigung unterscheidet sich je nach der dem GuP-Konto zugewiesenen Rolle.

Deaktivierung von GuP-Konten

GuP-Konten können mit einer Gültigkeitsdauer von bis zu zwei Jahren angelegt werden. Eine Deaktivierung ist jederzeit möglich. Bei Ablauf der in das SAP-System eingegebenen Gültigkeitsdauer des GuP-Kontos wird dieses automatisch deaktiviert. Eine ggf. gewünschte Verlängerung muss durch die betreffende OE durchgeführt werden, indem das Austrittsdatum um höchstens zwei Jahre in die Zukunft gesetzt wird.

Enthaltene Leistungen

Jeder Partner erhält verschiedene Dienste zur Verfügung gestellt:

  • KIT-Account
  • KIT-Mailbox mit E-Mail-Adresse ab1234Ety8∂partner kit edu (und E-Mail-Adresse vorname nachnameTwm3∂partner kit edu bei Aktivierung)
  • optional: Berechtigung zum Einrichten eines Kompetenzfeldportfolios
  • optional: Ein VPN-Zugang kann für ein vorhandenes GuP-Konto über die Gruppenverwaltung eingerichtet werden; dazu muss das GuP-Konto von dem ITB der betreffenden OE in die Gruppe OE-VPN-Benutzer eingetragen werden
  • optional: KIT Gästekarte (Universitätsbereich; Funktionsumfang eingeschränkt)

Für Doktoranden, Stipendiaten und Privatdozenten kann zusätzlich zu der @partner.kit.edu-E-Mail-Adresse durch entsprechenden Eintrag der Rollen "Doktorand" (nicht "Doktorand (Partner)"), "Stipendiat" (nicht "Stipendiat (Partner)") und "Privatdozent" in die SAP-Oberfläche eine @kit.edu-E-Mail-Adresse vergeben werden. Analog dazu erhalten Partner, denen in der SAP-Oberfläche die Rollen "Wissenschaftliche Hilfskraft" oder "Studentische Hilfskraft" zugeordnet werden, eine mit vorname.nachname9 beginnende @kit.edu-E-Mail-Adresse.
Für Doktoranden (nicht "Doktorand (Partner)") gilt außerdem, dass sie im gleichen Maße Zugriff auf Software (Software-Shop) und Literatur (Bibliotheksdienste) haben wie Mitarbeiter.

Nicht enthaltene Leistungen

Eine Zusammenführung von Partner- und Mitarbeiter-Konten ist nicht möglich. Für den Fall, dass zusätzlich zu einem Mitarbeiter-Konto ein Partner-Konto angelegt wird, z.B. weil ein Mitarbeiter-Vertrag ausläuft oder schon ausgelaufen ist (und das Mitarbeiter-Konto befristet weiter genutzt werden darf, aber schließlich wegfallen wird), empfiehlt sich eine E-Mail Weiterleitung vom Mitarbeiter-Konto auf das Partner-Konto (@partner.kit.edu) und frühzeitig Verwendung des Partner-Kontos als Haupt-E-Mail-Konto, sodass sich die E-Mail-Kontakte allmählich auf die Umstellung und den langfristig bevorstehenden Wegfall des Mitarbeiter-Kontos einstellen können.
Die Gäste- und Partnerverwaltung ist ausschließlich zur Verwaltung von persönlichen Konten vorgesehen. Anonyme Konten sind daher nicht zulässig.
Für GuP-Konten wird außerdem gemäß Weisung des CIO kein zusätzlicher Alias und auch kein UPN, abweichend von KIT-KONTOUbp1∂partner kit edu, vergeben (Anmeldename ausschließlich in der Form ab1234Ozn4∂partner kit edu)

Organisatorische Voraussetzungen

Die Berechtigung für den Zugriff auf die SAP-Benutzungsschnittstelle muss für die zu betreuende Organisationseinheit beantragt werden.

Technische Voraussetzungen

Zugriff auf das SAP-Webportal (Internet Explorer)

Die Kosten für diesen Service werden entsprechend der für Sie geltenden Budgetierungsregelung berechnet.