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Gäste- und Partnerverwaltung (GuP)
Über die Gäste- und Partnerverwaltung (GuP) können Partnern für ihre Zusammenarbeit mit dem KIT notwendige Konten und Dienste zur Verfügung gestellt werden.
Kontakt:
Beratung:

Allgemeines


Neben Mitarbeitern und Studierenden gibt es zahlreiche Personen am KIT, die diesem zwar nicht direkt angehören, jedoch für ihre Zusammenarbeit mit dem KIT ebenfalls ein E-Mail-Postfach und ein KIT-Konto benötigen und gegebenenfalls weitere Dienste nutzen möchten. Dabei reicht das Spektrum von Mitarbeitern einer Fremdfirma über Doktoranden und Stipendiaten bis hin zu Gastwissenschaftlern, die alle unter dem Oberbegriff „Gäste und Partner“ zusammengefasst werden.
Die Eingabe der Partner-Daten erfolgt dabei über eine von ASERV, ehem. ORBIT (service@orbit.kit.edu) betriebene SAP-Benutzungsschnittstelle, die an das Identitätsmanagement (IDM) angebunden ist. Nach Eingabe in die Benutzungsschnittstelle erhalten Partner durch das IDM in einem automatisierten Prozess u.a. einen KIT-Account, eine KIT-Mailbox mit E-Mail-Adresse sowie optional die Berechtigung zum Einrichten eines Kompetenzfeldportfolios. Per E-Mail werden der neue Partner und der ITB der eintragenden OE über die Anlage des neuen Kontos informiert. Der neu angelegte Partner erhält anschließend seine vertraulichen Zugangsdaten per Hauspost.
Die Berechtigung für den Zugriff auf die SAP-Benutzungsschnittstelle der GuP muss bei ASERV, ehem. ORBIT beantragt werden.
Zur Verwaltung der Gäste-u. Partner-Accounts einer Organisationseinheit wird eine SAP-Bedienungsoberfläche, eine sogenannte SAP GUI benötigt. Diese Frontendanwendung wird durch den IT-Beauftragten des jeweiligen Instituts oder Dienstleistungseinheit installiert.
Installationsanweisung SAP GUI: https://www.orbit.kit.edu/downloads/Installationsanweisung_SAP_GUI.pdf

Daneben ist eine SAP-Berechtigung für den Mitarbeiter notwendig, der die Gäste- und Partnerverwaltung pflegen soll. Dazu bitte dieses Formular http://www.orbit.kit.edu/downloads/Antrag_Benutzerstamm_ASERV_VIT.pdf ausfüllen und an ASERV-VIT CN (Frau Duberny) senden. Ausfüllhinweise von ASERV-VIT: Im Feld „Organisationseinheit“ bitte die OE eintragen, für die Gäste und Partner verwaltet werden sollen. Im Feld „ Benutzer soll Rolle erhalten“ bitte „ZGUP“ eintragen. Das Formular muss vom dem Leiter der unter „Organisationseinheit“ eingetragenen OE unterschrieben werden.

Aktivierung von GuP-Konten


Zur Aktivierung finden Sie weitere Informationen in der Servicebeschreibung Aktivierung von Mitarbeiter-, Gäste- und Partnerkonten.

Deaktivierung von GuP-Konten


Bei Ablauf der in das SAP-System eingegebenen Gültigkeitsdauer des GuP-Kontos wird dieses automatisch deaktiviert. Eine ggf. gewünschte Verlängerung muss durch die betreffende OE durchgeführt werden, durch entsprechende Verlängerung der Gültigkeit im SAP-System.

Enthaltene Leistungen

Jeder Partner erhält verschiedene Dienste zur Verfügung gestellt:
  • KIT-Account
  • KIT-Mailbox mit E-Mail-Adresse ab1234Dda3∂partner kit edu (und E-Mail-Adresse vorname nachnameTkw6∂partner kit edu bei Aktivierung)
  • optional: Berechtigung zum Einrichten eines Kompetenzfeldportfolios
  • optional: Ein VPN-Zugang kann für ein vorhandenes GuP-Konto über die Gruppenverwaltung eingerichtet werden; dazu muss das GuP-Konto von dem ITB der betreffenden OE in die Gruppe OE-VPN-Benutzer eingetragen werden
  • optional: KIT Gästekarte (Universitätsbereich; Funktionsumfang eingeschränkt)
Für Doktoranden, Stipendiaten und Privatdozenten kann zusätzlich zu der @partner.kit.edu-E-Mail-Adresse durch entsprechenden Eintrag der Rollen "Doktorand" (nicht "Doktorand (Partner)"), "Stipendiat" (nicht "Stipendiat (Partner)") und "Privatdozent" in die SAP-Oberfläche eine @kit.edu-E-Mail-Adresse vergeben werden. Analog dazu erhalten Partner, denen in der SAP-Oberfläche die Rollen "Wissenschaftliche Hilfskraft" oder "Studentische Hilfskraft" zugeordnet werden, eine mit vorname.nachname9 beginnende @kit.edu-E-Mail-Adresse.
Für Doktoranden (nicht "Doktorand (Partner)") gilt außerdem, dass sie im gleichen Maße Zugriff auf Software (Software-Shop) und Literatur (Bibliotheksdienste) haben wie Mitarbeiter.

Nicht enthaltene Leistungen

Eine Zusammenführung von Partner- und Mitarbeiter-Konten ist nicht möglich. Für den Fall, dass zusätzlich zu einem Mitarbeiter-Konto ein Partner-Konto angelegt wird, z.B. weil ein Mitarbeiter-Vertrag ausläuft oder schon ausgelaufen ist (und das Mitarbeiter-Konto befristet weiter genutzt werden darf, aber schließlich wegfallen wird), empfiehlt sich eine E-Mail Weiterleitung vom Mitarbeiter-Konto auf das Partner-Konto (@partner.kit.edu) und frühzeitig Verwendung des Partner-Kontos als Haupt-E-Mail-Konto, sodass sich die E-Mail-Kontakte allmählich auf die Umstellung und den langfristig bevorstehenden Wegfall des Mitarbeiter-Kontos einstellen können.
Die Gäste- und Partnerverwaltung ist ausschließlich zur Verwaltung von persönlichen Konten vorgesehen. Anonyme Konten sind daher nicht zulässig.
Für GuP-Konten wird außerdem gemäß Weisung des CIO kein zusätzlicher Alias und auch kein UPN, abweichend von KIT-KONTOFvi3∂partner kit edu, vergeben.

Organisatorische Voraussetzungen

Für die Eingabe von Partner-Daten: Diese erfolgt durch eine SAP-Benutzungsschnittstelle, die von ASERV verwaltet wird. Die Berechtigung für den Zugriff auf diese Benutzungsschnittstelle muss bei ASERV beantragt werden.

Technische Voraussetzungen

Für die Eingabe von Partner-Daten: Zugriff auf das SAP-System. Das Antragsformular findet sich bei ASERV unter der Url http://www.orbit.kit.edu/80_108.php. Hinweis: im Antrag Benutzerstamm SAP muss unter "Berechtigungen Dienstleistungseinheiten" die ZGUP ("Der Benutzer soll folgende Rolle erhalten: ZGUP") eingetragen werden.

Die Kosten für diesen Service werden entsprechend der für Sie geltenden Budgetierungsregelung berechnet.