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Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Cloud-Plattform, die Chat, Besprechungen, Videokonferenzen, Notizen, gemeinsame Dateibearbeitung und -austausch sowie To-Dos kombiniert. Damit wird die Teamarbeit und insbesondere die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice unterstützt.

Das SCC stellt diese Plattform als kollaboratives Tool (im Rahmen der Corona-Krise) unter Verwendung des KIT-Accounts zur Verfügung.

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Beratung:

Zugang zu MS-Teams

Für KIT-Beschäftigte ist zunächst eine einmalige Zustimmung zur Datenschutzerklärung für den Einsatz von Microsoft Teams erforderlich. Danach kann es zur Verzögerungen bis zu einer Stunde kommen, bis das Konto freigeschalten ist. In der Regel dauert es aber nur ein paar Minuten.


Die Verwendung von MS-Teams erfolgt entweder im Browser oder mit einem eigenem Client-Programm:

  • Browser-Voraussetzungen: Chrome oder Edge
  • Alternativ gibt es für alle Betriebssysteme und Geräte (inkl. mobile Geräte) eigene Client-Programme. Download über die Microsoft Produktseite.
  • Für SCC verwaltete Windows-Clients (OPSI) erfolgt die Verteilung normaleweise automatisch. Da sich aber die meisten Geräte gerade nicht im KIT-Netz befinden (Homeoffice), gibt es hierfür eine dedizierte Anleitung.
     

Anmeldung beim ersten Start von MS-Teams

Im Browser erfolgt der Start über folgende URL: https://teams.microsoft.com 

Analog zum Client-Programm erfolgt der Login über den KIT Web-SSO-Mechanismus (Shibboleth) mit dem eigenen Login-Namen:  KIT-ACCOUNT@kit.edu  (eigenen KIT-Account herausfinden)

 

Sie haben Probleme? Dann schauen Sie erstmal in die FAQ und wenn Sie damit nicht weiterkommen, wenden Sie sich an uns.

 

Verwendung für ...

Chats mit wenigen Teilnehmern

Geeignet für 1:1 Gespräche und kleine Gruppen

  • Menüband -> Chat
  • Auf der linken Seite ist der Chatverlauf zu sehen.
  • Neuen Chat starten: Stift oben links neben dem Suchfeld, dann Personen auswählen. Hier kann auch ein Chat verlassen werden.
  • Externe Teilnehmende: siehe Beteiligung von externen Personen.
  • Start einer Video- oder Audiokonferenz: rechts oben über das Kamera-/Telefonsymbol
  • Gemeinsam ein Dokument betrachten (z. Bsp. eine Präsentation). Das Dokument wird nicht hochgeladen.
    • Dokument, das betrachtet werden soll, auf dem Desktop öffnen.  
    • Mit der Maus über den Bildschirm fahren, es erscheint ein Menübalken.
    • Teilen -> Bildschirmübertragung -> Anwendungsfenster -> Anwendung auswählen.
    • Wenn eine PPT gezeigt werden soll ggf. den Anzeigemodus wählen.

Regelmäßiges Arbeiten in festen Teams

Verwenden, wenn oft mit derselben Gruppe von Personen zusammengearbeitet wird.

  • Menüband -> Teams
  • Team = Gruppe von Personen, Kanäle = Untergruppen
  • Rollen: Teambesitzer (jeder darf ein Team erstellen) ernennt Teammitglieder
  • Teamtypen unterscheiden sich vor allem durch unterschiedliche Schreib- und Leserechte des integrierten Notizbuchs. Beim KURS können keine Besprechungen gestartet werden, dafür gibt es die Möglichkeit Aufgaben zu erzeugen. Den PLC fehlen Ankündigungen und bei MITARBEITER gibt es Fortschrittsberichte und Ankündigungen. Empfohlen ist die Verwendung vom Typ MITARBEITER oder PROFESSIONAL LEARNING COMMUNITY (PLC).
  1. Schritt: Team erstellen (Teambesitzer)
    • Teamtyp wählen, Empfehlung: PLC
    • Name, Beschreibung, privat/öffentlich festlegen. Privat = nur Teambesitzer können Mitglieder hinzufügen (empfohlen), öffentlich = die ganze Organisation kann beitreten.
    • Benutzer hinzufügen und jeweils Rolle Mitglied oder Besitzer zuweisen.
    • Ggf. Kanäle anlegen. Standardmäßig ist man im Kanal “Allgemein” bzw. “General” unterwegs
    • Ggf. Registerkarten anpassen, z. Bsp. um direkt auf ein Dokument zu verweisen.
  2. Schritt: Meeting durchführen
    • Ad Hoc aus dem Chat raus (Registerkarte “Beitrag”) oder
    • Geplantes Meeting
      • Link zum allgemeinen Kanal des Teams kopieren: Menü Teams -> Team auswählen -> Allgemeinen Kanal auswählen -> Menü über die drei Punkte auswählen -> Link zum Kanal erhalten.
      • Diesen Link per E-Mail oder einer Outlook-Besprechungsanfrage verschicken.
      • Das Meeting wird zum Termin von der Moderation (= eine/r der Teilnehmenden) gestartet, in dem diese unten im Chat auf das Kamerasymbol klickt.
      • Die übrigen Teilnehmenden wählen sich vor dem Termin über den verschickten Link ein.
      • Die Teilnehmenden sehen die Video-/Audiokonferenz im Chat (Registerkarte “Beitrag”) und können über “Teilnehmen” beitreten.
    • Gemeinsam ein Dokument betrachten: siehe Ad Hoc Meeting - Chat
    • Gemeinsam ein Dokument gleichzeitig bearbeiten: Das Dokument wird in die Cloud hochgeladen (bitte beachten Sie die Datenschutzerklärung und insbesondere den Hinweis Bitte verzichten Sie daher auf die Übertragung sensibler persönlicher oder sensibler geschäftlicher Daten innerhalb des Dienstes.):
      • Registerkarte Dateien
      • Datei per drag & drop ins Fenster ziehen oder über “hochladen” oder über „neu“
      • Dokument unter Reiter Dateien auswählen - rechts auf die 3 Punkte klicken
      • “in Sharepoint bearbeiten” auswählen
      • dann bei Microsoft mit KIT-Konto anmelden, Shibboleth zustimmen, man landet im Sharepoint
      • dort das Dokument öffnen, Änderungen durchführen
      • Es wird automatisch gespeichert.

Für Seminare mit bis zu 20/30 Teilnehmern

Gleiches Vorgehen wie bei koordinierten Meetings.

  • Gemeinsam ein Dokument betrachten (z. Bsp. eine Präsentation): siehe “Ad Hoc Meeting – Chat”.
  • Möglichst nicht durcheinander sprechen, zuhörende Teilnehmende sollten das Mikrofon ausstellen.  
  • Alternativ kann ein Teilnehmer alle anderen gleichzeitig stumm stellen, diese Funktion steht nur bei mehreren Teilnehmern zur Verfügung: mit der Maus über den Bildschirm fahren -> Teilnehmer anzeigen -> in Teilnehmenden Liste rechts oben “alle stumm schalten”.
  • Personen, die dann sprechen möchten müssen sich wieder einschalten.

Beteiligung von externen Personen

Voraussetzung: installierter Client

Variante 1: Unter Windows mit Outlook

Diese Variante ist beschränkt auf max. 25 Teilnehmer, aber ermöglicht komfortabel den Teilnahmelink mit einer Einladungs-E-Mail im Vorfeld zu verschicken.

Vorbereitung/Termineinladung

  • In Outlook einen Termin anlegen
  • In der Menüleiste auf Teams-Besprechung klicken
  • Empfänger eingeben. Das Eintragen externer Teilnehmender ist möglich.
  • Termin versenden
  • Im Termin ist ein Teilnahmelink enthalten (“An Microsoft-Teams Besprechung teilnehmen”)

Besprechung am Termin durchführen

  • Organisierende/r öffnet Outlook Termin
  • In der Menüleiste auf “An Teams-Besprechung teilnehmen” klicken
  • Es öffnet sich automatisch ein Chat in der Desktop-Anwendung.
  • Die Teilnehmenden öffnen zur Teilnahme den Outlook Termin und klicken auf den Link in der Terminanfrage.

Variante 2: Mit dem Client nach dem Starten der Team-Sitzung.

Diese Variante hat nur die maximal Beschränkung von MS Teams auf 250 Teilnehmer und ermöglicht die Einladung Externer auch von Linux und MacOS. Allerdings ist der Teilnahmelink erst nach dem Starten der Sitzung vorhanden.

  • Nach dem Starten der Videokonferenz in einem Team-Kanal erscheint oben rechts die Liste der Teilnehmer und ein Symbol von 2 Kettengliedern.
  • Wenn man dieses Symbol anklickt wird ein Link in die Zwischenablage kopiert, den man z.B. in einer Nachricht eines HTML-fähigen E-Mail-Client einfügen kann.
  • Bei Bedarf kann man den Hyperlink aus dem dortig eingefügten Link nochmals extrahieren und über rein textbasierte Kommunikationsmittel (z.B. Jabber oder E-Mail) verschicken.

 

Netiquette

  • Rechtzeitig (vorab) einwählen  
  • Ton ausstellen (mute), wenn man nicht spricht (Rauschen vermeiden)
  • Headset verwenden (Hall vermeiden)
  • längere Beiträge (für Protokoll) vorab bereitstellen
  • in größeren Veranstaltungen Kamera ausschalten, wenn man nicht redet, um Bandbreite zu sparen

 

Spezifikationen zu Clients und Betriebssystemen

Linux/MacOS:

mit dem Client unter Linux/MacOS können Sie Externe wie oben unter Variante 2 beschrieben hinzufügen. Vorraussetzung ist der Client.

 

Linux - Chrome

Wenn Sie Chrome benutzen, können Sie in einen Fehler hineingeraten, der Sie bittet Third Party Cookies zu benutzen. Auf diesem Wege gelangen Sie zu dieser Einstellung: rechts oben die 3 senkrechten Pünktchen -> Einstellungen (Settings) ->  Erweitert (Avanced) -> Datenschutz und Sicherheit (Privacy and Security) -> Website-Einstellungen (Site Settings) -> Cookies und Webseiten (Drittanbieter-Cookies blockieren) 

Linux - Client

Im Linux Client können Sie keine einzelnen Fenster teilen, nur den gesamten Bildschirm.

Windows - Client

Im Windows Client können Sie im Menüband unter den 3 waagerechten Pünktchen den Hintergrund verschwommen darstellen lassen.

Der Client startet automatisch, nach jeder Windows-Anmeldung.

Handy - Clients (iOS, Android)

In den Handyclients gibt es kleinere Einschränkungen, die hier den Rahmen sprengen würden. Wenn uns Wesentliche Unterschiede auffallen, teilen wir sie dann hier mit.

 

Hilfreiche Links

Ein Video von Microsoft, das die ersten Schritte gut erklärt.