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Datenschutzkonforme Konfiguration von Mailinglisten

Bitte beachten Sie bei der Administration Ihrer Mailingliste, dass die Liste so konfiguriert ist, dass die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.

Insbesondere bei Mailinglisten, die als Newsletter verwendet werden, und bei Mailinglisten, bei denen auch externe E-Mail-Adressen als Abonnenten eingetragen sind, ist es wichtig, dass die Benutzer der Eintragung in die Mailingliste zustimmen und dass keine personenbezogenen Daten öffentlich sichtbar sind.

 

Einige wichtige Punkte für eine datenschutzkonforme Mailingliste sind die folgenden:

 

  • Eine Mailingliste, die als Newsletter verwendet wird, muss so konfiguriert sein, dass das Subscribe nur mit Double-Opt-In möglich ist.
    Das bedeutet, dass die Teilnehmerin oder der Teilnehmer sich aktiv in die Liste einträgt und im Nachgang die Identität durch eine Bestätigungsmail überprüft wird.
    War die Teilnehmerin oder der Teilnehmer bereits auf der Website authentifiziert, erübrigt sich der zweite Schritt, da die Identität bereits bestätigt worden ist.
  • Die E-Mail-Adressen der Abonnenten und der Eigentümer und Moderatoren dürfen nicht öffentlich sichtbar sein und sollten bei Newslettern auch nur für die Eigentümer der Liste sichtbar sein.
  • Die Archive der Mailingliste dürfen nicht öffentlich sichtbar sein.
  • Das Abbestellen der Liste (Unsubscribe) muss für jeden Benutzer möglich sein.
  • Ein Newsletter muss einen Footer (Nachrichtenfuß) enthalten, in dem Informationen zum Verlassen der Listen enthalten sind und ein Link auf das Impressum.
    Für unsignierte E-Mails kann dazu auf der Webseite der Mailingliste die Vorlage für den Footer bearbeitet werden, der dann automatisch an die Antwort angehängt wird.
    Bei signierten E-Mails muss der Text des Footers aus technischen Gründen jeweils vor dem Versand der E-Mail vom Benutzer selbst direkt an den Text der E-Mail angehängt werden.

Wenn die Empfänger schon vor Geltung der DSGVO in den Erhalt eines Newsletters eingewilligt haben, besteht diese Einwilligung fort. Sie können die Mailingliste also weiterverwenden. Wichtig ist, dass die betroffenen Personen nicht ungewünscht zur Liste hinzugefügt wurden.

 

Wenn Sie technische Fragen zur Konfiguration der Mailingliste haben, wenden Sie sich an die Listmaster, die Sie unter der Adresse listmaster∂lists.kit.edu erreichen können.
Wenn Sie datenschutzrechtliche Fragen haben, wenden Sie sich an die Datenschutzbeauftrage des KIT, die Sie unter der Adresse datenschutzbeauftragter∂kit.edu erreichen können.