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Informationen für Listenbetreiber

Einrichtung einer neuen Mailingliste

Die Einrichtung einer neuen Mailingliste ist nur für Mitarbeiter und Studenten des KIT möglich, so dass Sie sich zuvor mit einer E-Mail-Adresse aus dem Bereich des KIT auf der Webseite https://www.lists.kit.edu/sympa authentifizieren müssen (s. Informationen für Listenteilnehmer).

Nachdem Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse authentifiziert haben, wird Ihnen oben die Registerkarte „Verteiler anlegen“ angezeigt.
Durch Anklicken dieser Registerkarte können Sie dann eine neue Liste anlegen.


Wenn Sie bereits Eigentümer einer Liste sind und die Konfiguration dieser Liste übernehmen möchten, so können Sie die bestehende Liste kopieren, indem Sie im Formular die bestehende Liste auswählen und den gewünschten Namen für die neue Liste eintragen und auf den Button "Listenkonfiguration kopieren" klicken.
Bitte beachten Sie dabei, dass dabei auch der Titel und die Beschreibung der Liste übernommen wird und dass Sie diese evtl. anschließend ändern müssen. Falls in der Originalliste Abonnenten aus einer anderen Liste oder von einer externen Quelle eingebunden werden, so wird das ebenfalls in die neue Liste übernommen, so dass Sie die Konfiguration der neuen Liste entsprechend anpassen müssen.

Ansonsten wählen Sie als Vorlage einen Listentyp aus und setzen damit die Grundeinstellung der Liste.
Damit definieren Sie z.B., wer an die Liste schreiben darf, wer die Liste abonnieren darf und wer die Archive der Liste einsehen darf. Private Arbeitsgruppe oder Newsletter sind geeignete Grundeinstellung für Diskussionslisten oder Newsletter. Die Einstellungen der Liste können Sie anschließend jederzeit einzeln ändern.

Der Name der Liste sollte kurz und aussagekräftig gewählt werden.
Die Mailingliste ist nach der Freigabe unter der Adresse <name>@lists.kit.edu erreichbar.
Sollte die Mailinglisten einen eindeutigen Bezug zu einer Einrichtung haben, ist es sinnvoll, diese Bezug kenntlich zu machen, indem das Kürzel der Einrichtung als Präfix verwendet wird.

Der Titel der Mailingliste beschreibt das Thema bzw. den Zweck der Liste in wenigen Worten.
Für eine umfangreichere Beschreibung der Liste können Sie das Feld "Beschreibung" verwenden.
Als Themenbereich können Sie einen der vorgeschlagenen Bereiche oder einfach "Andere" auswählen.

Der Zeichensatz für den Namen und den Titel der Mailingliste ist beschränkt.
Der Name der Liste sollte in der Regel aus den Buchstaben "A...Z", den Ziffern "0...9" und dem Bindestrich "-" bestehen. Leerzeichen, Satzzeichen, Umlaute und Sonderzeichen können nicht verwendet werden.
Der Titel der Liste darf Leerzeichen und Satzzeichen, aber keine Umlaute und Sonderzeichen enthalten.

Die Liste muss nach dem Beantragen noch von einem Listmaster freigegeben werden, bevor Sie die Liste benutzen können.

Aufgaben als Listeneigentümer und Moderator einer Mailingliste

Als Eigentümer einer Mailingliste könnenn Sie die Konfiguration der Liste verändern und Abonnenten zur Liste hinzufügen bzw. von der Liste entfernen.

Als Moderator einer Mailingliste können Sie bei entsprechender Konfiguration der Liste Beiträge, die an die Listenadresse gesendet wurden, freigeben bzw. ablehnen.

Die Änderungen an der Konfiguration einer Mailingliste und an der Abonnentenliste können Sie über die Administrationsseite der Mailingliste durchführen.

Dazu müssen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse, mit der Sie als Listenowner eingetragen sind, auf der Webseite anmelden (s. Anmelden/Authentifizieren auf der Webseite des Mailinglistenservers).

Nachdem Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse authentifiziert haben, werden Ihnen auf der linken Seite Ihre Mailinglisten angezeigt. Für die Listen, bei denen Ihre E-Mail-Adresse, mit der Sie angemeldet sind, als Listeneigentümer eingetragen ist, wird Ihnen links vom Listennamen auch noch der Button "Administrator" angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zur Administrationsseite der Mailingliste.

Umbenennen einer Mailingliste

Als Eigentümer einer Mailingliste können Sie die Liste umbenennen, indem Sie auf der Administrationsseite der Liste auf den Button "Liste umbenennen" klicken. Auf der nächsten Seite geben Sie den neuen Namen der Liste ein und klicken auf "Diese Liste umbenennen".

Anschließend muss die Liste noch von einem Listmaster unter dem neuen Namen freigegeben werden.

Löschen einer Mailingliste

Um eine Mailingliste zu löschen, klicken Sie auf der Administrationsseite der Liste auf den Button "Liste löschen". Daraufhin werden Sie gefragt, ob Sie die Liste tatsächlich schließen möchten.
Wenn Sie diese Frage mit OK beantworten, wird die Liste deaktiviert und anschließend von den Listmastern endgültig gelöscht.

 

Ändern der Beschreibung einer Mailingliste

Um die Beschreibung einer Mailingliste zu ändern, gehen Sie auf die Admin-Seite der Mailingliste und klicken anschließend auf den Karteikartenreiter "Anpassen".
Auf dieser Seite klicken Sie auf den Button "Bearbeiten", der links neben "Listenbeschreibung" zu finden ist.

Auf der nächsten Seite geben Sie den gewünschten Text ein und klicken anschließend auf den Button "Speichern".
Dieser Text wird sowohl auf der Webseite der Mailingliste unter "Info" angezeigt als auch per E-Mail versandt in der Willkommensnachricht und als Antwort auf das E-Mail-Kommando INFO.

Abonnenten hinzufügen oder löschen

Um die Abonnenten einer Mailingliste einzusehen bwz. Änderungen an dieser Liste vorzunehmen, gehen Sie auf die Admin-Seite der Mailingliste und klicken anschließend auf den Karteikartenreiter "Abonnenten verwalten".

Auf dieser Seite werden Ihnen dann die Abonnenten der Liste angezeigt.
Um eine neue E-Mail-Adresse in die Liste einzutragen, geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld hinter "E-Mail-Adresse eines Benutzers eintragen" ein und klicken anschließend auf den Button "Hinzufügen". Wenn Sie zuvor noch einen Haken bei "Leise" gesetzt haben, wird keine Informationsmail an die eingetragene E-Mail-Adresse versendet.
Um gleichzeitig mehrere E-Mail-Adressen in die Liste einzutragen, klicken Sie auf den Button "Mehrfaches Hinzufügen". Auf der nächsten Seite können Sie die E-Mail-Adressen eintragen oder per Cut+Paste in das Formular hineinkopieren.
Anschließend klicken Sie auf den Button "Abonnenten hinzufügen" und können auch dabei zuvor die Option "leise" auswählen, wenn Sie nicht möchten, dass eine automatische Informationsmail an die eingetragenen Adressen versandt wird.

Um eine E-Mail-Adresse aus der Abonnentenliste zu entfernen, wählen Sie die E-Mal-Adresse oder auch mehrere Adressen aus, indem Sie einen Haken links von der/den E-Mail-Adresse(n) setzen. Um die ausgewählten Adressen zu löschen, klicken sie anschließend am Ende der Webseite auf den Button "Ausgewählte E-Mail-Adressen löschen."

Um Änderungen an einer eingetragenen Adresse vorzunehmen, klicken Sie auf die betreffende E-Mail-Adresse und können dann auf der nächsten Seite Änderungen z.B. an der E-Mail-Adresse, am Namen und am Empfangsmodus der E-Mail-Adresse vornehmen.

Löschen von Abonnenten mit Zustellfehlern

Eine wichtige Pflicht als Eigentümer einer Mailingliste ist die sorgfältige Pflege der Abonnentenliste und das Löschen von nicht mehr funktionalen E-Mail-Adressen. Diese müssen zeitnah aus der Abonnentenliste entfernt werden, da ansonsten die Reputation der Mailserver des KIT schlechter wird und damit die Gefahr steigt, dass die Mailserver des KIT als Spam-Versandadresse gelistet werden.

Dazu ist für neue Mailinglisten standardmäßig der Mechanismus aktiviert, dass E-Mail-Adressen automatisch aus Listen entfernt werden, wenn es sehr viele Zustellfehler für diese E-Mail-Adresse gibt. Der Listeneigentümer wird in diesem Fall über die Entfernung der E-Mail-Adresse aus der Liste informiert.

Um die E-Mail-Adressen mit Zustellfehlern einzusehen, klicken Sie auf der Admin-Seite der Liste auf den Karteikartenreiter "Zustellfehler". Auf dieser Seite sehen Sie, für welche E-Mail-Adressen es in welchem Zeitraum wieviele Zustellfehler gab.
Um eine oder mehrere E-Mail-Adresse mit Zustellfehlern aus der Liste zu entfernen, wählen Sie die entsprechende(n) E-Mail-Adresse(n) aus, indem Sie jeweils einen Haken im Quadrat links von der E-Mail-Adresse setzen und anschließend am Ende der Seite auf den Button "Ausgewählte E-Mail-Adressen löschen" klicken.
Daraufhin werden Sie gefragt, ob Sie die E-Mail-Adressen tatsächlich löschen möchten.

Um den letzten Zustellfehler für eine E-Mail-Adresse anzuschauen, klicken Sie auf die E-Mail-Adresse und auf der nächsten Seite auf "Letzten Zustellfehler ansehen".

Sympa bietet auch einen Mechanismus zum Automatischen Löschen von E-Mail-Adressen, für die es viele Zustellfehler gab.
Dazu wird für jede E-Mail-Adresse, die mehrfach nicht erreichbar ist, eine Punktezahl ermittelt.
Diesen Wert können Sie ebenfalls auf der Admin-Seite der Liste auf der Registerkarte "Zustellfehler" sehen.
Dieser Wert ist abhängig von der Anzahl der Zustellfehler und der Art der Zustellfehler (also ob z.B. ein Postfach nicht existiert oder ob die Adresse nur temporär nicht erreichbar ist).
Je höher dieser Wert ist, umso mehr Zustellfehler gab es für diese Adresse bereits.

Den Automatischen Löschmechanismus finden Sie auf der Admin-Seite der Liste unter "Listenkonfiguration bearbeiten" -> "Zustellfehler".
Auf dieser Seite können Sie in zwei Schritten/Ebenen definieren, was mit den E-Mail-Adressen passieren soll, für die es zu viele Zustellfehler gibt.
Standardmäßig sieht die Konfiguration so aus, dass in der ersten Ebene als Aktion "send notfify to bouncing users" ausgewählt ist und eine Benachrichtigung an die betreffende E-Mail-Adresse und an die Listeneigentümer versendet wird. Der Standard-Grenzwert für die 1. Ebene ist 45 Punkte.
In der zweiten Ebene ist standardmäßig die Aktion "remove bouncing users" ausgewählt und es wird ebenfalls eine Benachrichtigung an die Listeneigentümer versandt. Der Standard-Grenzwert für die 2. Ebene ist 75 Punkte.

Diese Grenzwerte sollten Sie abhängig von der Anzahl der E-Mails setzen, die über die Liste versandt werden.
Die Standardwerte sind für Listen sinnvoll, über die sehr viele E-Mails pro Monat versandt werden.
Für Listen, über die nur wenige E-Mails pro Monat versandt werden, sind z.B. die Werte 8 (1.Ebene) und 12 (12.Ebene) sinnvoll.

Eintragen von weiteren Listeneigentümern und Moderatoren

Um weitere Listeneigentümer oder Moderatoren einer Mailingliste einzutragen, klicken sie auf der Administrationsseite der Liste auf den Reiter "Listenkonfiguration bearbeiten" und anschließend auf den Butten "Listendefinition".
Auf dieser Seite sehen Sie die eingetragenen Eigentümer und Moderatoren und können diese löschen oder weitere E-Mail-Adressen eintragen.
Zum Eintragen neuer Eigentümer und Moderatoren ist jeweils nur ein freies Feld verfügbar. Nachdem Sie eine weitere E-Mail-Adresse eingetragen haben und am Ende der Seite auf den Button "Aktualisieren" geklickt haben, wird jeweils ein weiteres freies Feld angezeigt.

Zum Löschen von Eigentümern oder Moderatoren löschen Sie die entsprechende E-Mail-Adresse und klicken ebenfalls am Ende der Seite auf den Button "Aktualisieren".

Bitte beachten Sie folgendes:
Wenn keine Moderatoren eingetragen sind, sind die Eigentümer automatisch auch Moderatoren der Liste.
Wenn jedoch Moderatoren eingetragen sind, so haben nur diese E-Mail-Adressen die Moderator-Berechtigung.

Sie können beliebige E-Mail-Adressen als Eigentümer und Moderatoren einer Mailingliste eintragen. Wichtig ist dabei nur, dass laut den Richtlinien für den Betrieb von Mailinglisten immer mindestens eine E-Mail-Adresse aus dem Bereich des KIT als Eigentümer eingetragen sein muss.

Wenn ein Eigentümer oder Moderator die automatischen E-Mails von Sympa nicht erhalten möchte, so können Sie für diese E-Mail-Adresse als Empfangsmodus "nomail" setzen.

Festlegen der Sendeberechtigung

Um den die Sendeberechtigung für eine Mailingliste festzulegen, klicken Sie auf der Administrationsseite der Liste auf den Reiter "Listenkonfiguration bearbeiten" und anschließend auf den Button "Einstellungen zum Senden/Empfangen".
Unter "Wer kann Nachrichten senden" wird eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten angeboten.

Gängige Sendeberechtigungen sind die folgenden:

  • Öffentliche Liste (jeder darf an die Liste schreiben)
  • Beschränkt auf Abonnenten (nur die E-Mail-Adressen, die in der Liste eingetragen sind, dürfen an die Liste schreiben)
  • Privat, moderiert für Nichtabonnenten
  • Moderiert (Moderatoren dürfen direkt an die Liste schreiben; die E-Mails von allen anderen Absendern werden an die Moderatoren zur Freigabe weitergeleitet)
  • Newsletter, beschränkt auf Moderatoren (Moderatoren dürfen direkt an die Liste schreiben; die E-Mails von allen anderen Absendern werden abgelehnt)

Neben diesen grundsätzlichen Auswahlmöglichkeiten gibt es noch die Möglichkeit zu definieren, was mit E-Mails passieren soll, die vom Spamfilter mit vielen Spampunkten markiert wurden, in welchen Fällen eine Rückmeldung an den Absender erfolgt, welche weiteren Personengruppen direkt an die Liste schreiben dürfen und dass die Absender die E-Mail noch einmal selbst bestätigen müssen.
Dazu gibt es viele spezielle Scenari. Sprechen Sie uns an, wenn Sie einen konkreten Wunsch für ein Scenario haben. Bei Bedarf erstellen wir Ihnen auch gerne ein spezielles Scenario für Ihre Mailingliste.

Moderation einer Mailingliste

Moderation per E-Mail

Wenn eine E-Mail über eine Liste verteilt werden soll, wird automatisch eine E-Mail an die Moderatoren (mit der Option "mail" gesendet.

Diese E-Mail enthält die E-Mail, die verteilt werden soll, als Anhang.

Der Text der E-Mail enthält 2 verschiedene Links zum Freigeben (Weiterleiten) der E-Mail bzw. zum Ablehnen (Löschen) der E-Mail.

Wenn Sie als Moderator einen dieser Links anklicken, öffnet sich automatisch ein bereits ausgefülltes E-Mail-Fenster, das Sie dann nur noch absenden müssen.

Für den Fall, dass bereits ein anderer Moderator die E-Mail freigegeben oder abgelehnt hat, erhalten Sie eine E-Mail mit der Information, dass die E-Mail nicht versendet werden kann und dass die Nachricht evtl. durch einen anderen Moderator bereits versendet wurde.

Moderation über die Webseite

Eine weitere Möglichkeit, zur Moderation anstehende E-Mails freizugeben oder abzulehnen, besteht über die jeweilige Webseite der Liste.

Der Link auf diese Webseite ist jeweils in dieser E-Mail unten angegeben und lautet https://www.lists.kit.edu/wws/modindex/listenname, wobei "listenname" jeweils durch den entsprechenden Listennamen ersetzt werden muss.

Auf dieser Webseite können Sie die E-Mail anschauen, indem Sie auf den Titel der betreffenden E-Mail klicken.

Um eine E-Mail freizugeben oder abzulehnen, setzen Sie ein Kreuz vor die jeweilige E-Mail und klicken anschließend auf "Verteilen" oder "Ablehnen".
Beim Ablehnen können Sie zudem noch auswählen, ob der Absender über die Ablehnung informiert werden soll oder nicht. Bei Spam-Mails sollte der Absender nicht informiert werden, bei anderen Absendern ist es evtl. sinnvoll, diese über die Ablehnung zu informieren.

Passive Moderatoren

Wenn Sie möchten, dass ein Moderator zwar die Moderator-Berechtigungen für eine Liste haben soll, aber nicht die Moderations-E-Mails von Sympa erhalten soll, so setzen Sie für diesen Moderator die Option "nomail".
Das ist sinnvoll, wenn eine E-Mail-Adresse z.B. die Schreibberechtigung für eine moderierte Liste haben soll, aber nicht aktiv die Moderation übernehmen soll.

Erhöhen der maximalen Nachrichtengröße

Der Standardwert für die maximale Nachrichtengröße, die über eine Liste versendet werden kann, liegt bei 5 MB.
Wenn Ihnen dieser Wert nicht ausreicht, wenden Sie sich als Listeneigentümer an listmasterWle8∂lists kit edu.
Wir werden diesen Wert für Ihre Liste bei Bedarf gerne erhöhen, wenn die Liste nicht allzuviele Listenmitglieder hat.

Einbinden von Unterlisten in eine Mailingliste

Wenn Sie die Abonnenten einer Liste in einer anderen Mailingliste einbinden möchten, so kann diese Liste als Unterliste der übergeordneten Liste eingetragen werden.

Damit werden die Abonnenten der Unterlisten automatisch in die Überliste eingebunden und es werden Dopplungen vermieden. Die Abonnenten haben damit auch gleich die entsprechenden Schreibberechtigungen für die Überliste.
Dabei sehen Sie auf der Seite "Abonnenten verwalten" für die einzelnen eingetragenen E-Mail-Adressen, aus welcher Quelle die E-Mail-Adressen eingebunden werden.

Die Eintragung einer  Unterliste muss von den Listmastern durchgeführt werden.
Bitte wenden Sie sich dazu als Listeneigentümer an listmasterEfq1∂lists kit edu, wenn wir eine solche Eintragung für Sie durchführen sollen.
Sie als Listeneigentümer sehen dann unter "Listenkonfiguration bearbeiten -> Konfiguration der Datenquellen" unter dem Parameter "Listeneinbindung", welche Unterlisten in dieser Liste eingebunden sind.

Automatisches Einbinden von Listenmitgliedern

Bei Sympa-Mailinglisten können E-Mail-Adressen von einer externen Datenquelle eingebunden werden (z.B. von einer Datei, die über eine URL zur Verfügung gestellt wird, über eine LDAP-Abfrage oder über eine SQL-Abfrage).

Momentan ist der KIT-Mailinglistenserver so konfiguriert, dass die Listeneigentümer nur die Werte für die Einbindung von einer Datei selbst in der Listenkonfiguration eintragen können. Alle anderen Einträge müsen von einem Listmaster gemacht werden.

Bitte wenden Sie sich an listmasterIxx2∂lists kit edu, wenn Sie in Ihrer Mailingliste Abonnenten aus einer anderen Quelle einbinden möchten.