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Kalender - gemeinsamer oder für Räume

Ein gemeinsamer Kalender oder ein Kalender zur Verwaltung eines Raumes oder anderer Ressourcen kann mit einem Postfach auf dem Exchange Server umgesetzt werden.

Fall A: ein gemeinsamer Kalender

Fall B: ein Raum

Fall A: ein gemeinsamer Kalender

  • Kalenderverantwortlicher erhält Postfachvollzugriff
    • Admin fügt ihn zur Gruppe OE-Zweck-VZ hinzu
  • Kalenderverantwortlicher setzt Berechtigungen auf Kalender
  • Kalendernutzer öffnen Kalender zum Lesen oder Termin erstellen

Fall B: ein Raum

Bei einem Raum oder anderen Ressourcen muss man anders vorgehen, damit es nicht zu Doppelbelegungen oder anderen Konflikten kommt.

  • Kalenderverantwortlicher erhält Postfachvollzugriff
    • Admin fügt ihn zur Gruppe OE-Zweck-VZ hinzu
  • Raumverantwortlicher
    • aktiviert automatische Verarbeitung von Besprechungsanfragen
    • gibt optional einen Personenkreis (Bucher) an, der automatisch buchen darf.
    • setzt weitere Planungsoptionen
  • Bucher
  • Variante
    • Buchungsanfrage muss durch Raumstellvertreter bestätigt werden
  • Tipp
    • volle Leserechte (alle Details) auf den Kalender für Bucher

Wie läuft nun eine Raumbuchung ab?

  • Bucher
    • erstellt Termin im eigenen Kalender
    • lädt Raum als Teilnehmer ein
  • Raumpostfach
    • erhält eine Besprechungsanfrage
    • sagt automatisch zu oder ab
  • Raumbelegung ändern
    • Bucher (Besprechungsorganisator) schickt Besprechungsaktualisierung
  • Besprechung fällt aus
    • Bucher (Besprechungsorganisator) schickt Absage.