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Einbinden eines Funktionspostfachs im KIT mit Outlook 2013

Wenn Sie ein Funktionspostfach in Outlook einbinden wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten.

A) Funktionspostfach als weiteres Postfach hinzufügen
B) Funktionspostfach als weiteres Konto hinzufügen
Unterschiede zwischen Möglichkeit A und Möglichkeit B

freigegebenen Kalender öffnen

 

A) Funktionspostfach als weiteres Postfach hinzufügen

  • Gehen Sie in Outlook in das Menü:
    • Datei
    • Kontoeinstellungen
    • Kontoeinstellungen…
  • Wählen Sie Ihr Exchange-Konto aus und klicken auf „Ändern“.
    • Klicken Sie auf „Weitere Einstellungen“
       
    • Klicken Sie auf die Registerkarte „Erweitert“.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
    • Geben Sie den Namen des hinzuzufügenden Funktionspostfachs ein, z.B. SCC-Funktion.
  • Falls Sie die Meldung "Konfigurieren von <Emailadresse des Funktionspostfachs>-Servereinstellungen für diese Webiste zulassen?" erhalten, aktivieren Sie die Option "Zukünftig nicht mehr zu dieser Webiste fragen" und klicken auf "Zulassen".
  • Schließen Sie alle zuvor geöffneten Dialogfenster mit „OK“, "Weiter" und "Fertig stellen".

Nach dem Bestätigen Ihrer Einstellungen erscheint das hinzugefügte Funktionspostfach in der Outlook-Ordnerliste.

Das Hinzufügen des Funktionspostfaches ist abgeschlossen.

Um darunter zu Senden, gehen Sie wie folgt vor:

  • Erstellen Sie eine neue Nachricht, z.B. mit "Start - Neue E-Mail-Nachricht".
  • Blenden Sie das Von-Feld ein über "Optionen - Von".
  • Klicken Sie auf das Von-Feld und wählen "Weitere E-Mail-Adresse ...".
  • Geben Sie die gewünschte Absenderadresse ein.

 

B) Funktionspostfach als weiteres Konto hinzufügen

  • Gehen Sie in Outlook in das Menü:
    • Datei
    • Kontoeinstellungen
    • Kontoeinstellungen…
  • Bleiben Sie auf der Registerkarte "E-Mail" und klicken auf „Neu“
    • Wählen Sie "E-Mail-Konto" aus und tragen folgende Daten ein:
    • Klicken Sie auf "Weiter"
    • Falls Sie die Meldung "Konfigurieren von <Emailadresse des Funktionspostfachs>-Servereinstellungen für diese Webiste zulassen?" erhalten, aktivieren Sie die Option "Zukünftig nicht mehr zu dieser Webiste fragen" und klicken auf "Zulassen".
    • Falls ein Anmeldefenster erscheint, geben Sie folgende Daten ein:
    • Klicken Sie auf Fertigstellen
    • Starten Sie Outlook neu

Nun erscheint in Outlook das hinzugefügte Funktionspostfach in der Outlook-Ordnerliste.

Das Hinzufügen des Funktionspostfaches ist abgeschlossen.

Um darunter zu Senden, gehen Sie wie folgt vor:

  • Wenn Sie die neue Nachricht im Postfach des Funktionspostfachs erstellen, wird das Funktionspostfach automatisch als Absender eingetragen.
  • Ansonsten erstellen Sie eine neue Nachricht, z.B. mit "Start - Neue E-Mail-Nachricht".
  • Klicken Sie auf das Von-Feld und wählen das Konto mit dem Funktionspostfach aus.

 

Unterschiede zwischen Möglichkeit A und Möglichkeit B

Fall A ist das Funktionspostfach als weiteres Postfach und Fall B ist das Funktionspostfach als weiteres Konto. Die Unterschiede sind u.a.:

  • Damit Fall B funktioniert, braucht man Vollzugriff auf das Postfach. Dann sieht man auch alle Ordner und hat volle Rechte. Für Fall A ist lediglich Ansichtsrecht auf der obersten Ordnerebene erforderlich. Anschließend sieht man alle Unterordner für die man mind. Ansichtsrecht hat.
  • Fall B ist ein eigenständiges Konto mit eigenen Sonderordnern, wie z.B. Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte, Adreßbuch, Öffentliche Ordner, Erinnerungen für Aufgaben und Kalender usw. Sendet man beispielsweise eine Nachricht vom Funktionspostfach, so wird die gesendete Nachricht in dem Ordner Gesendete Objekte vom Funktionspostfach abgelegt. Fall A hingegen ermöglicht nur den Zugriff auf den Inhalt. Die Sonderordner sind die vom Postfach, das beim Exchange-Konto konfiguriert ist.
  • Fall B verlangt eine getrennte Authentifizierung. Fall A hingegen verwendet die Authentifizierung, mit der man sich am Postfach angemeldet hat, das beim Exchange-Konto konfiguriert ist.
  • Fall B geht erst ab Outlook 2010. Die Postfächer der Exchange-Konten können in unterschiedlichen Exchange-Organisationen liegen. Bei Fall A kann nur ein zusätzliches Postfach geöffnet werden, das sich in derselben Exchange-Organisation befindet wie das Postfach, das beim Exchange-Konto konfiguriert ist.

freigegebenen Kalender öffnen

Um in Outlook einen freigegebenen Kalender zu öffnen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  • Menü „Datei\Öffnen und Exportieren\Ordner eines anderen Benutzers
    • Name: Name des Postfachs, z.B. SCC-Funktion
    • Ordnertyp: Kalender
       
  • In den eigenen Kalender wechseln
    • Menü „Start\Kalender öffnen\Freigegebenen Kalender öffnen…“
    • Name: Name des Postfachs, z.B. SCC-Funktion
       
  • Freigabeeinladung
    • Erhaltene Freigabeeinladung öffnen
    • Menü „Freigeben\Kalender öffnen“
       
  • Postfach in Ordnerliste