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Mailserver für den Mailversand am KIT

Es gibt am KIT zwei offizielle (SMTP-)Mailserver zum Versenden vom E-Mails: smtp.kit.edu und smarthost.kit.edu.

KIT-Angehörige mit den üblichen Endgeräten (Desktop, Laptop, Mobiltelefon) sollten in der Regel smtp.kit.edu benutzen; unsere Autoconfig-Mechanismen konfigurieren auch nur smtp.kit.edu. Genauere Anleitung zur Nutzung finden Sie unter Nutzung des KIT-Postfachs.

smarthost.kit.edu ist das »Auffangbecken« für den Rest wie beispielsweise Server, Multifunktions-Officegeräte, Applicances/»Blackboxes« sowie Komponenten wie beispielsweise RAID-Controller. Diese zeichnen sich oft durch stark eingeschränkte Konfigurationsmöglichkeiten aus. smarthost.kit.edu ist deshalb aus dem KIT-Netz ohne Beschränkung und Anmeldung auf Port 25 erreichbar. STARTTLS wird optional unterstützt. Stellen Sie bitte sicher, das die Absenderadresse sowie (soweit möglich) auch die Empfängeradresse E-Mail empfangen können. Ansonsten werden unzustellbare Nachrichten irgendwann unbemerkt gelöscht.

Hinweis für Nutzer externer Mailserver: Port 25 ist vom KIT-Netz nach aussen gesperrt, um den immer wieder auftretenden Versand vom SPAM nach draussen zu unterbinden. Quasi alle Betreiber von SMTP-Servern bieten zusätzlich Message Submission (Port 587 mit STARTTLS) oder SMTPS (Port 465 mit TLS) an.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an mailhost-team∂scc.kit.edu.

E-Mail-Signatur am KIT

Alle Mitarbeiter/innen des KIT sollten eine einheitlich aufgebaute E-Mail-Signatur nutzen. Eine entsprechende Vorlage wird im KIT Intranet bereitgestellt.

Die deutsche und englischen Vorlagen der zu verwendenden E-Mail-Signatur am KIT finden Sie im KIT Intranet unter https://intranet.kit.edu/signatur.php

Ratelimiting der Mailserver am KIT

Motivation

Durch kompromittierte KIT-Nutzerkonten kommt es immer wieder dazu, dass von KIT-Accounts SPAM-Mails verschickt werden. Als Folge davon werden die Mail-Ausgangsserver des KIT temporär in verschiedenen Blacklists aufgeführt, so dass manche externe Mailprovider während dieser Zeit sämtliche E-Mails, die vom KIT aus verschickt werden, ablehnen. Betroffen waren in Vergangenheit insbesondere Yahoo, Gmail und Hotmail.

Implementierte Maßnahmen

Um dieses Problem kurzfristig effektiv zu umgehen, wurde auf den E-Mail-Ausgangsservern ein sog. Rate-Limiting eingeführt. Dies bedeutet, dass für sämtliche Absender am KIT die Verarbeitung von E-Mails auf eine bestimmte Anzahl von E-Mails pro Periode eingeschränkt wird. Bei Überschreiten dieses Limits werden zwar weitere E-Mails des Absenders angenommen, jedoch wird die Verarbeitung von E-Mails des jeweiligen Absenders verzögert.

Bis Ende 2015 wurden relativ »scharfe« Ratelimits (~100 Mails/15min), dies hast sich jedoch als nicht sehr zielführend erwiesen. Seit Ende 2015 darf jeder Absender pro 5 Minuten 3000 Mails pro Absender verschicken. Stattdessen haben wir relativ scharfe Limits für Bounces unzustellbarer E-Mails eingeführt.

Diese Limitierung erlaubt es dem SCC, von kompromittierten KIT-Konten ausgehende Spam-Wellen frühzeitig zu erkennen und zu blockieren, bevor zu viele Spam-Mails verschickt und die Ausgangsserver dadurch in Blacklists aufgeführt werden. Damit wird die Verfügbarkeit des Maildienstes für den Nutzer erhöht.

Selbstverständlich werden die Mailserver auf die Auswirkungen dieses Rate limitings überwacht, um im Bedarfsfall die Grenzen anpassen oder einzelne Absender in die SCC-Whitelist aufnehmen zu können. Bitte setzen Sie sich diesbzgl. mit dem Mailhost-Team mailhost-team∂scc.kit.edu in Verbindung.

@sysmail.kit.edu

Für Systembetreiber im KIT: Ermöglicht das Versenden von (System-)Mails von KIT-Systemen an den, an einem System mit seinem KIT-Account (ab1234), eingeloggten Nutzer.
Funktion: Mail an SAMaccountnameVqy2∂sysmail kit edu (ab1234Gvn8∂sysmail kit edu) geht nach KIT-AD-Auflösung an nameXui1∂kit edu (max mustermannWzv2∂kit edu).

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an mailhost-teamFku3∂scc kit edu.

Office-Dateien mit Makros versenden

Um Office-Dateien mit Makros oder mit makro-ähnlichem Inhalt an Mailadressen im KIT versenden zu können, müssen diese Dateien beispielsweise in ein passwortgeschütztes Archiv gepackt werden.