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Videokonferenz für das Durchführen von mündlichen Prüfungen
PILOTPHASE: Für das Durchführen von mündlichen Prüfungen per Videokonferenz hostet das KIT die Webanwendung Jitsi Meet. Außer einem geeigneten Webbrowser muss keine weitere Software installiert sein. Das KIT empfiehlt die  Verwendung von Jitsi Meet für die Durchführung von mündlichen Prüfungen per Videokonferenz.
Kontakt: Links:

Inhaltsübersicht

Schnellstart

Zum Schnelleinstieg sind nachfolgend die wichtigsten Schritte zur Durchführung einer Prüfung via Videokonferenz erläutert. Im Abschnitt Ablauf der Prüfung sind die Abläufe detailliert beschrieben.

1. Vor der Prüfung:

Prüfungstag im Verwaltungssystem eintragen

2. Vor der Prüfung: Versenden einer Prüfungsraum-URL an alle, die an der Prüfung teilnehmen
3. Zum Prüfungsbeginn: Besuchen des Prüfungsraums 
1. Vor der Prüfung: Termin mit Prüfer*in abstimmen
2. Vor der Prüfung: Prüfungsraum-URL wird per E-Mail von der Prüfungsadministration zugeschickt
3. Zum Prüfungsbeginn: Besuchen des Prüfungsraums

Ablauf der Prüfung

Am Tag der Prüfung finden sich alle Personen, die prüfen, geprüft werden und protokollieren gemeinsam im Webkonferenzraum ein. Das Prüfungsdatum, die Uhrzeit und die Webadresse (URL) des Prüfungsraums bekommen alle, die geprüft werden rechtzeitig, in der Regel einige Tage vorher, vom Prüfungspersonal mitgeteilt.

Im Folgenden wird der Prüfungsablauf aus Sicht der prüfenden bzw. aus Sicht der zu prüfenden Personen Schritt für Schritt beschrieben.

Planung der Prüfung

Studierende, die geprüft werden, vereinbaren auf gewohnte Weise mit dem Prüfungspersonal bzw. mit dem Instituts-Sekretariat die Prüfung. Nachdem ein gemeinsamer Termin gefunden wurde, bekommen die Studierenden eine Bestätigungsmail mit Datum und Uhrzeit der Prüfung sowie der URL für den Prüfungsraum. Diese URL darf nur dem Prüfungspersonal und den Prüfungsteilnehmerinnen und -teilnehmern bekannt sein und ist vertraulich zu behandeln. Die URL ist lediglich für den Tag der Prüfung gültig.

Wird eine Prüfungsraum-URL außerhalb des Prüfungstags aufgerufen, wird auf eine Hinweisseite weitergeleitet. Dort ist auch ein Verweis auf eine Jitsi-Testumgebung (siehe Funktionstest) zu finden.

Durchführung der Prüfung

Einige Minuten vor Prüfungsbeginn rufen die Prüfungsteilnehmerinnen und -teilnehmer die übermittelte URL per Webbrowser auf. Sollte dort nach dem Prüfungspersonal gefragt werden, so bedeutet dies, dass die Prüferinnen und/oder Prüfer noch nicht anwesend und daher der Prüfungsraum noch nicht entsperrt ist. Sobald dies geschehen ist, befinden Sie sich im Prüfungsraum und können nun das Prüfungspersonal sehen.

Einführung

Jeder, der prüft, bekommt pro Prüfungstag exklusiv eine Instanz der Videokonferenzanwendung Jitsi Meet zur Verfügung gestellt. In dieser Instanz können beliebig viele Prüfungsräume angelegt werden. Zur Vereinfachung gibt das Prüfungspersonal bei der Beantragung einer Jitsi-Instanz die Anzahl an durchzuführenden Prüfungen vor. Für jeden Prüfungsraum wird dann eine jeweils eigene URL erstellt. Die Zahl der beantragten Prüfungsräume kann größer als der tatsächliche Bedarf sein, es ist außerdem möglich, nachträglich und instantan Räume hinzuzufügen. Es ist ein Prüfungsraum pro zu prüfender Person vorgesehen.

Planung der Prüfung

Die Jitsi-Instanzen werden tageweise vergeben. Zur Beantragung einer Instanz genügt es, unter vc-exam.scc.kit.edu im Tab Neuen Prüfungstag erfassen folgende Angaben zu machen.

  • Datum das Termins
  • Bezeichnung des Termins
  • Anzahl der Prüfungsräume
  • KIT-Account-Kürzel der Person, die prüft
  • optional: KIT-Account-Kürzel der Prüfungsadministration (typischerweise Sekretariat)

Mit Klick auf Neuen Termin speichern ist die Beantragung abgeschlossen. Die Prüfungsräume stehen am Tag der Prüfung bereit.

Kurzfristig, am Tag der Prüfung, beantragte Instanzen stehen mit einer zeitlichen Verzögerung von etwa 10 – 15 Minuten zur Verfügung.

Unter dem Tab Meine gebuchten Prüfungen können das Prüfungspersonal und die Prüfungsadministration die bisher gebuchten Instanzen einsehen und gegebenenfalls die Anzahl der Prüfungsräume erhöhen. Zusätzlich wird eine E-Mail mit den identischen Informationen an das Prüfungspersonal und die Prüfungsadminsitration versendet.

Bitte beachten: Pro Person, die geprüft wird, ist ein exklusiver Prüfungsraum vorgesehen! Ein Prüfungsraum kann von jedem, der über die URL verfügt, betreten werden. Daher ist die URL des Prüfungsraums vertraulich zu behandeln und nur den an der Prüfung beteiligten Personen zu übermitteln. Die Übermittlung der Prüfungsraum-URL geschieht im Rahmen der üblichen Terminabsprachen per E-Mail an die zu prüfende Person, zusätzlich zu Datum und Uhrzeit. Dies ist in Vorbereitung auf die Prüfung vom Prüfungspersonal oder der Prüfungsadministration durchzuführen und geschieht nicht automatisch. Dabei ist keine Weitergabe von Passwörtern oder sonstigen Zugangsdaten erforderlich.

Wird eine Prüfungsraum-URL außerhalb des Prüfungstags aufgerufen, wird auf eine Hinweisseite weitergeleitet.  Dort ist auch ein Verweis auf eine Jitsi-Testumgebung (siehe Funktionstest) zu finden

Durchführung der Prüfung

Am Prüfungstermin öffnet die Prüferin oder der Prüfer die zur prüfenden Person gehörige Prüfungsraum-URL im Browser. Beim erstmaligen Betreten eines der Prüfungsräume wird zunächst die Rolle abgefragt. Prüfer oder Prüferinnen bestätigen ihre Funktion als Organisator mit dem Anklicken des Buttons Ich bin der Organisator. In den entsprechenden Feldern werden dann der Organisator Benutzername und das Organisator Passwort eingetragen. Diese Informationen können sowohl dem Übersichts-Tab Meine gebuchten Prüfungen unter vc-exam.scc.kit.edu entnommen werden, als auch der bei der Buchung vom System versandten Bestätigungsmail.

Sobald das Prüfungspersonal den Prüfungsraum betreten und damit geöffnet hat, kann die zu prüfende Person ohne weitere Zutrittsbeschränkungen diesen betreten. Sollte die zu prüfende Person die Prüfungsraum-URL vor dem Prüfungspersonal angesteuert haben, kann sie den Raum erst betreten, wenn eine Prüferin oder ein Prüfer den Raum betreten hat.

Solange der gleiche Browser verwendet und der Verlauf nicht gelöscht wird, ist beim Betreten der übrigen Prüfungsräume am gleichen Tag die Eingabe von Benutzernamen und Passwort nicht mehr nötig.

Die Authentifizierung der zu Prüfenden geschieht wie auch bei einer Präsenzprüfung per Personal- und/oder Studienausweis. Es findet keine Aufzeichnung der Videokonferenz statt. Es wird wie üblich durch eine anwesende Person protokolliert. 

Es ist darauf zu achten, dass während der Prüfung keine Dritten den Prüfungsraum betreten. Da die spezifische Prüfungsraum-URL nur dem Prüfungspersonal, der Prüfungsadministration und den zu Prüfenden bekannt ist, muss das Auftauchen von Dritten als Täuschungsversuch gewertet werden.

Nach Beendigung der Prüfung wird über den roten Button aufgelegt.

Teilen von Dokumenten und Whiteboards

Die Funktion, Dokumente oder Whiteboards gemeinsam zu bearbeiten, steht nicht zur Verfügung. Es wird empfohlen, hierfür beispielsweise den Dienst bwSync&Share zu nutzen und gegebenenfalls einen Link zu einem zu teilenden Dokument vorbereitend zu erstellen.

Technische und organisatorische Voraussetzungen

Bitte beachten Sie grundlegende technische und organisatorische Hinweise bezüglich mündlicher Videokonferenz-Prüfungen auf www.zml.kit.edu/corona-muendliche-pruefung.php

Für die Verwendung von Jitsi Meet muss außer einem geeigneten Webbrowser keine weitere Software installiert sein. Um bekannte technische Probleme von Vorneherein auszuschließen, wird allerdings die Verwendung von Chromium bzw. Chrome empfohlen (auch als Portable-Version verfügbar). Die Verwendung von Firefox ist leider noch nicht untersützt.

Im Ausnahmefall, d.h. sollte kein videokonferenzfähiger PC oder Laptop zur Verfügung stehen, kann auch eine Smartphone-App für Android oder iOS verwendet werden. Die Installation ist unter jitsi.org/downloads/ beschrieben. Vorsicht, in der App sind Tracker enthalten!

Funktionsumfang und Funktionstest

Funktionsumfang

Der Funktionsumfang ist bewusst auf das Wesentliche reduziert und beinhaltet:

  • Video- und Tonübertragung
  • Screen-Sharing
  • Chat-Funktion

Nicht im Funktionsumfang enthalten sind beispielsweise ein gemeinsames Whiteboard oder andere Tools zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten. Hierzu wird die Verwendung von Drittanwendungen wie beispielsweise bwSync&Share empfohlen.

Funktionstest

Unter vc-exam.scc.kit.edu/test ist eine Jitsi-Instanz für Testzwecke verfügbar. Diese Instanz ist nicht passwortgeschützt (weder für die Raumerstellung, noch für den Zutritt) und NICHT für den Produktiveinsatz zugelassen.
Diese Instanz dient dazu, das korrekte Funktionieren von Kamera, Mikrofon und gegebenenfalls der Screen-Sharing-Funktion mit einem oder einer weiteren Studierenden als Gegenüber oder mit Hilfe eines zweiten Geräts (z.B. Smartphone) zu testen.