Steinbuch Centre for Computing (SCC)
  • Online-Abstimmungen für Gremiensitzungen (LimeSurvey)

  • Durchführung von anonymen Online-Abstimmungen für Gremiensitzungen (Erstellung und Auswertung)

Durchführung von Online-Abstimmungen in Gremien

Das SCC stellt für die Durchführung von Online-Abstimmungen in KIT-Gremien und Berufungsverhandlungen das Tool "LimeSurvey" zur Verfügung. Damit sind Abstimmungen in anonymer und offener Art möglich.

LimeSurvey ist ein Online-Umfragetool zur Erstellung und Auswertung von Umfragen (wie bspw. Abstimmungen in Gremiensitzungen), welches am KIT in der Open Source-Variante eingesetzt und vom Rechenzentrum des KIT (SCC) gehostet wird. LimeSurvey wird in Verbindung mit einer geeigneten Videokonferenz-Software eingesetzt. Der Einsatz der genannten Tools erfolgt jeweils in Absprache mit der Datenschutzbeauftragten (DSB), dem Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) und der Dienstleistungseinheit RECHT.

Leistungen

Bereitstellung der serverseitigen Infrastruktur und Betrieb der nötigen Module.

  • Einrichtung von Benutzergruppen und -Rechten
  • Vorlagenerstellung für einfache Abstimmungen
  • Ausführliche Dokumentation zur Anwendung und Durchführung

Die Betreuung der lokal beim jeweiligen Benutzer vorhandenen Infrastruktur ist in diesem Dienst nicht enthalten.

Nutzungsvoraussetzungen

Der Einsatz ist derzeit nur für KIT-Gremien und Berufungsverhandlungen möglich.

Zur Umfrageteilnahme (Abstimmung) werden ein Webbrowser und, sofern man sich nicht im Netz des KIT befindet, ein allgemeiner Internetzugang benötigt. LimeSurvey unterstützt alle neueren und gängigen Webbrowser, wie z.B. Chrome, Edge, Firefox, Opera, … (IE11 mit Ausnahme des Kompatibilitäts-Modus).

Zugang und Anmeldung

Umfrageadministratoren/-innen (Umfrage-Ersteller/-innen) benötigen neben den oben angeführten Systemvoraussetzungen einen KIT-Account für die Anmeldung am System. Teilnehmer/-innen können auch externe Personen ohne KIT-Account sein. Die Zugangsadresse zur jeweiligen Abstimmung wird den Teilnehmerinnen und Teilnehmern z.B. per E-Mail, über die Chatfunktion der eingesetzten Videokonferenz-Software oder als elektronische Unterlage, bspw. in Form eines vorbereiteten (PDF-)Dokuments, übermittelt. Jede Abstimmung hat einen individuellen Zugangslink (URL).
Falls es sich um eine Umfrage mit Zugangscode, auch Token genannt, handelt (siehe Anwendungsfall 2. unten), wird dieser persönliche Zugangscode zum Zugang zur Umfrage benötigt und muss vorab durch die Umfrageadministratoren/-innen bereitgestellt werden (siehe unten zur Vorgehensweise).

Anwendungsfälle

Das SCC hat LimeSurvey aktuell für zwei Anwendungsfälle mit entsprechenden Vorlagen konfiguriert:

Anwendungsfall 1: Anonyme Umfragen ohne Zugangscode („Meinungsbild“)

Die Umfrage enthält eine Frage zur Abstimmung mit den Antwortmöglichkeiten „Ja“, „Nein“ und „Enthaltung“. Jede/r, der/die den Umfragelink erhält, kann ohne Anmeldung abstimmen. Die Abstimmung ist anonym, es werden keine identifizierenden Daten erhoben oder gespeichert. IP-Adressen werden nicht geloggt. Aufgrund dieser Systematik ist es rein technisch möglich, mit unterschiedlichen Geräten mehrfach abzustimmen.

Anwendungsfall 2: Anonyme Umfragen mit Zugangscode („geheime Abstimmung mit Wahlcharakter“)

Die Umfrage enthält eine Frage zur Abstimmung mit den Antwortmöglichkeiten „Ja“, „Nein“ und „Enthaltung“. Jede/r, der/die an der Umfrage teilnimmt und abstimmt, benötigt einen persönlichen Zugangscode. Dieser Zugangscode (Token-Code mit 15 Zeichen) wird vom Umfrageadministrator/-in erstellt und auf sicherem Weg an die Teilnehmer/-innen verteilt, z.B. per verschlüsselter E-Mail, normaler E-Mail inklusive kennwortgeschützter Datei, in dem der Zugangscode steht, telefonisch oder auch per Post.

Pro Umfrage gibt es eine festgelegte Teilnehmerliste; somit ist gewährleistet, dass nur die dort definierten Personen mit ihrem Zugangscode abstimmen können. Mit einem Zugangscode kann nur einmal für die jeweilige Umfrage abgestimmt werden. Es ist lediglich nachvollziehbar, ob mit einem bestimmten Zugangscode abgestimmt wurde, aber es besteht keine Verbindung zwischen Zugangscode und Abstimmungsergebnis. Die Abstimmung ist somit vollständig anonym. IP-Adressen werden nicht geloggt.

Die Zugangscodes sind aus technischen Gründen den Umfrageadministratoren/-innen zugänglich. Dieser Personenkreis ist über die Verantwortung hierüber aufgeklärt und ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Ein Missbrauch eines Zugangscodes würde unmittelbar dazu führen, dass die berechtigte Person nicht in der Lage wäre abzustimmen, da der Zugangscode für die jeweilige Abstimmung nach Einsatz blockiert ist. In dem Falle muss die Sitzungsleitung entscheiden, ob die Abstimmung wiederholt werden muss.

Eine Variante dieses Anwendungsfalls mit Zugangscode und nachvollziehbaren Abstimmungsergebnissen (Zuordnung zum/r Teilnehmer/in) wäre vom System her möglich, falls es gewünscht wäre, dass die individuellen Abstimmungsergebnisse transparent erhoben werden sollen (offene Abstimmung). Dies kann allerdings nur vorab und nicht nachträglich festgelegt werden. Auch in dem Fall ist sichergestellt, dass jede berechtigte Person nur einmal abstimmen kann.

Dokumentation (nur KIT-intern verfügbar)

Anleitung für Umfrage-Ersteller/-Administratoren.