Welche Voreinstellungen müssen im SRM-Einkaufswagen gemacht werden?

Im SRM müssen vor dem Anlegen des allerersten Einkaufswagens verschiedene Voreinstellungen vorgenommen werden. Diese sind:

  • Produktkategorie
  • Abladestelle (fettgedruckt = Drop-Down-Felder) (Institutsname, Gebäudenummer und Raumnummer)
  • Name, vollständige Telefonnummer (inkl. Vorwahl: 0721/608XXXXX) und E-Mailadresse des Warenempfängers
  • Reiter „Kontierung“

           - Kontierungsart (PSP-Element, Kostenstelle, Anlage, Auftrag)

           - Nummer der Kontierung (PSP-Element, Kostenstelle, Anlage, Auftrag)

  • Nur für Mitarbeiter im Universitätsbereich: Standardanlieferadresse einpflegen
    • Diese Adresse wird in die danach neu angelegten Einkaufswagen kopiert
    • Die Standard-Rechnungsadresse braucht der Anforderer im Universitätsbereich seit dem 17.03.2020 nicht mehr einzupflegen, da nur noch eine zentrale Rechnungsadresse gezogen wird, nämlich Kaiserstraße 12 in Karlsruhe
       

Warum sind Voreinstellungen notwendig?

  • Da die Voreinstellungen in die danach neu angelegten Einkaufswagen kopiert werden, muss man die Daten nicht jedes Mal neu eingeben (Arbeitserleichterung).
  • In den später angelegten Einkaufswagen können die gezogenen Voreinstellungen abgeändert werden, z. B. Standard-Anlieferadresse.

 

Vorgehensweise

In der Übersicht auf "Einkaufswagen anlegen" klicken.

Bei Ein-Schritt-Einkaufen auf „Werte setzen“:

 

Bei „4-Wizard-Einkaufen“ auf „Persönliche Standardeinstellungen ändern“ klicken.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit Standardeinstellungen ändern

Reiter 1 -  Positionsgrunddaten:

  • Produktkategorie einpflegen: Setzen Sie bitte zuerst die Produktkategorie neu. Diese ist bei der ersten Anmeldung mit dem Wert 99999999 dummy vorbelegt. Dazu auf das Symbol rechts neben der Produktkategorie-Nummer klicken, so dass ein neues Fenster mit der Suchmaske aufgeht. Um nach einer bestimmten Kategorie zu suchen, bitte im Feld Beschreibung die korrekte Bezeichnung eingeben. Möchten Sie die komplette Liste der Kategorien durchschauen, so geben Sie nichts ein. Anschließend auf die Schaltfläche Suche starten klicken. Die vorhandenen Produktkategorien werden unten angezeigt. In der Trefferliste das auswählen, was am meisten bestellt wird, in diesem Beispiel: Büromaterial.
    Die voreingestellte Produktkategorie kann man später beim Anlegen des konkreten Einkaufswagens wieder ändern.
    Mit „Ok“ bestätigen. Sie gelangen zurück zum Fenster „Standardeinstellungen ändern“, Ihre Auswahl wird übernommen.
  • Buchungskreis (BUK)

    • 0001 für KIT Großforschungsbereich, Campus Nord
    • 1000 für KIT Großforschungsbereich, Campus Süd
  • nur für folgende Standorte einzustellen: Standort/Werk: 
    • IMT-Campus Nord, IMK-IFU Garmisch-Partenkirchen, PTKA/PFT Außenstelle Dresden, c/o Universität Ulm, Büro für Technik-Abschätzungen
  • Abladestelle (Drop-Down-Felder): Diese werden für die richtige Zustellung der Ware benötigt.
  • Gebäudenummer: KIT-Gelände allgemein
  • Institutsbezeichnung: Abteilung, in der Sie eingesetzt sind
  • Chema: UmgangsgebäudeUmgangsraum und Umgangsplatz: werden nur bei Gefahrstoff-Bestellungen benötigt, wenn diese im ChemA-Tool (Chemie-Assistent) erscheinen sollen > einzustellen mit Haken bei "GF" (Gefahrstoff) oder "RA" (radioaktiv)
    siehe Screenshot in der Positionsübersicht:
    image2021-6-4_10-59-42.png

    siehe Screenshot im aufgeklappten Einkaufswagen, Reiter "Positionsdaten", Bereich Gefahrstoff (Chema)
    image2021-6-4_11-4-25.png
  • Empfängerdaten: Vor- und Nachname, vollständige Telefonnummer (0721/608XXXXX) und E-Mail-Adresse

Hinweis: Wenn diese eingegebenen Daten dauerhaft gezogen werden sollen, dann setzen Sie bitte rechts oben einen Haken bei „als Standard speichern“.

     

Reiter 2 - Kontierung:

      Wählen Sie hier das Kontierungsobjekt, aus dem die Positionen am häufigsten finanziert werden sollen:

  • Anlage:  Inventarisierungspflichtige Waren  werden auf „Anlage“ gebucht , also wenn Anlagegüter über €150,--bestellt werden
  • Kostenstelle: wenn hauptsächlich über  Kostenstelle bestellt wird
  • Auftrag: Innenauftrag betreffend
  • Vertriebsauftrag: nur wenn etwas zwischen CN und CS  verkauft wird oder wenn KIT an Kunden verkauft
  • PSP-Element (Projekt-Struktur-Plan): wenn hauptsächlich auf  PSP-Element bestellt wird

 

Reiter 3: Interne Notiz muss nicht voreingestellt werden! Nur für intern.

 

Reiter 4: Lieferadresse/Erbringungsort:

  • Nur für den Universitätsbereich BUK 1000 Campus Süd
  • Über das Suchfeld auswählbar: Mit Hilfe einer Suchmaske im Feld „Gebäudekürzel“ suchen Sie nach dem Gebäudekürzel.
    Die Adresse kann nicht selbstständig eingetragen werden.
  • In der Trefferliste die Adresse auf der grauen Fläche auswählen, bei der Straße und Hausnummer zutreffen und mit „ok“ bestätigen.
    Hinweis: In der gezogenen Lieferadresse können Sie die Straßenangabe und Hausnummer nicht ändern, alle anderen Angaben Ihren Bedürfnissen anpassen. Sollte die Adresse nicht aufgelistet sein, bitte die Adresse per Mail der Hotline SRM mitteilen. Wir prüfen umgehend und pflegen ggf. die Adresse ein.

  • Alle SRM-Benutzer aus dem Universitätsbereich müssen an dieser Stelle die Standard-Anlieferadresse einpflegen.

  • Wenn die Adresse dauerhaft gezogen werden soll, das Häkchen oben rechts setzen bei „als Standard speichern“.

        

          Alle eingepflegten Voreinstellungen werden ab dem nächsten Einkaufswagen übernommen.