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Gefahrstoffverwaltung (ChemA)
ChemA ist ein Chemikalien-Management-System, das speziell für das KIT entwickelt wurde und mittlerweile auch in anderen Forschungseinrichtungen zu Einsatz kommt. Es unterstützt die Organisationseinheiten bei der Verwaltung ihrer Gefahrstoffe und verwendet dabei alle bereits vorhandenen digitalen Daten. Es begleitet die Stoffe von der Bestellung, über die Lieferung, die innerbetriebliche Verteilung, die Lagerung, den Verbrauch bis hin zum Abfall.

Insbesondere wird die rechtliche Verpflichtung für das KIT, ein Gefahrstoffverzeichnis zu führen und die Beschäftigten über gefährliche Stoffeigenschaften zu informieren, mit geringst möglichem Aufwand erfüllt.
Kontakt:
In ChemA lassen sich örtliche Strukturen (Gebäude, Raum Arbeitsplatz) anlegen. Der gewünschte Detailierungsgrad wird von den Organisationseinheiten vorgegeben. Die in ChemA angemeldeten Beschäftigten erhalten personalisierte Zugriffsrechte. Zuständigkeitsbereiche können nach den individuellen Erfordernissen der Organisationseinheiten eingerichtet werden.

Die Beschaffung der meisten innerhalb des KIT benötigten Gefahrstoffe erfolgt über das Bestellmodul des SAP-Systems. Hier werden bereits im Rahmen des Bestellvorgangs exakte Angaben zu Stoffbezeichnung, Spezifikation, Stoffmenge, Artikelnummer, Packungsgröße und Lieferant datentechnisch erfasst. Zusätzlich können auch Lager- oder Verwendungsort der Stoffe eingegeben werden. Diese Daten kann ChemA direkt für das Gefahrstoffverzeichnis verwenden. Die Registrierung des Wareneingangs bei EVM wird automatisch an ChemA weitergeleitet.

Durch die Ankopplung von ChemA an das Bestellwesen baut sich im Laufe der Zeit eine vollständige Liste der im KIT befindlichen Gefahrstoffe und deren Umgangsorte auf. Das rechtlich vorgeschriebene Gefahrstoffverzeichnis wird so mit geringem zusätzlichen Aufwand erzeugt und enthält Daten in der erforderlichen Qualität.

ChemA wird über ein Web-Interface bedient und speichert alle Daten in einer zentralen Oracle-Datenbank. Die Beschäftigten, die in Forschungs- und Infrastrukturbereichen, in Labors, Technika und Lagern tätig sind, benötigen nur einen Webbrowser für den Zugang.
ChemA wurde von der Crown Software GmbH speziell für KIT entwickelt, kann aber auch bei anderen Unternehmen eingesetzt werden. Das Marketing und den Vertrieb hat die Crown Software GmbH übernommen.



Der Leistungsumfang in Stichworten:

Für alle Beschäftigten

  • Einsicht in die zentral verwalteten Gefahrstoffinformationen

  • auf Sicherheitsdatenblätter, lokal gespeicherte, wie auch die Originale der Hersteller, können eingesehen werden.



Für in ChemA registrierte Beschäftigte

  • Beschaffungsvorgänge von Chemikalien erzeugen automatisch Datensätze in ChemA. Sobald der Wareneingang registriert ist, übernimmt ChemA die Daten nach Kontrolle direkt in den Bestand.

  • Erfassung der internen Verteilung von Stoffen, des Verbrauchs, sowie das Ergebnis der jährlichen Inventur.

  • Restmengen können mit Hilfe einer virtuellen Stoffbörse weitergegeben und kostenneutral KIT-intern verwendet werden.

  • Durch eine hierarchische Gliederung der Zugriffsrechte wird die Sicht auf die Daten gesteuert.

  • Ergebnisse von Recherchen und Ansichten z.B. auf Bestände lassen sich in den unterschiedlichsten Formaten exportieren, so dass sie zur weiteren Verarbeitung z.B. in Berichten zur Verfügung stehen.

Enthaltene Leistungen

  • Die in ChemA registrierten Beschäftigten sowie die abgebildete räumliche Struktur der Organisationseinheiten werden vom ChemA-Team verwaltet.

  • Die erfassten Gefahrstoffdaten werden von SUM geprüft und auf dem neuesten Stand gehalten.

  • Zur Erfassung von vorhandenen Chemikalienbeständen in den Organisationseinheiten lassen sich auch existierende Excel-Tabellen importieren. Dies kann sowohl zentral als auch von autorisierten Beschäftigten in den Organisationseinheiten durchgeführt werden.

  • Schulungen für Organisationseinheiten, Support der Beschäftigten bei der Nutzung von ChemA.

Organisatorische Voraussetzungen

Für die Beschäftigten zur Verwaltung Ihrer Bestandsdaten:
  • Registrierung des KIT- oder GuP-Kontos in ChemA

Technische Voraussetzungen

Für die Beschäftigten zur Verwaltung Ihrer Bestandsdaten:
  • PC-Zugang, einen Internet-Browser (Firefox empfohlen)
  • Zugang zum Intranet
  • KIT- oder GuP-Konto für die Anmeldung

Für die Beschäftigten zur Ansicht von Gefahrstoffinformationen:
  • PC-Zugang, einen Internet-Browser (Firefox empfohlen)
  • Zugang zum Intranet

Die Kosten für diesen Service werden entsprechend der für Sie geltenden Budgetierungsregelung berechnet.