ESS/MSS-Apps

Mein Profil

In dieser App können Sie die über sich in SAP gespeicherten Daten einsehen sowie zum Teil auch ändern.

Es werden in zwei Übersichtskacheln die nächste anstehende Abwesenheit sowie das Gleitzeitsaldo (in Industriestunden) dargestellt. Ein Absprung zu weiteren Funktionen ist an dieser Stelle derzeit nicht möglich.

Darunter sind verschieden Informationen zu finden:

  • Persönliche Daten:

    • Daten zur Person: Können nicht durch den Nutzer geändert werden. Bei Änderungen bitte Ihren Ansprechpartner Personal kontaktieren.

    • Anschriften: Können durch Klick „Meine Adresse verwalten“ geändert werden.

    • Hauptbankverbindung: Es handelt sich um die Bankverbindung für die Gehaltsabrechnung am KIT (Achtung: falls sie ihr Gehalt vom LBV erhalten: diese Bankverbindung wird nicht an das LBV weitergegeben! Sie müssen die Änderung beim LBV direkt melden). Klicken Sie auf „Meine Bankangaben verwalten“ um diese zu ändern.

    • Kommunikation: Systeminterne Daten. Kann nicht geändert werden.

    • Betriebsinterne Daten: hier können Sie vor allem einstellen, dass Sie Informationsmaterialien wie KIT Dialog, PR Info und LookKIT nicht mehr auf Papier erhalten. Klicken Sie auf „Meine internen Daten verwalten“ um diese Einstellungen zu ändern.

  • ESS Einstellungen: Hier können Sie den Papierversand von Dokumenten wie dem Entgeltnachweis oder Zeitnachweis abbestellen. Die Dokumente stehen Ihnen jederzeit digital über die App „Meine Bescheinigungen“ zur Verfügung. Klicken Sie auf „Meine ESS Einstellungen verwalten“ um diese Einstellungen zu ändern.

  • Steuer/SV/VBL: Können nicht durch den Nutzer geändert werden. Bei Änderungen bitte Ihren Ansprechpartner Personal (siehe unten) kontaktieren.

  • Ansprechpartner Personal: Ansprechpartner von PSE für Sie

Meine Familienmitglieder

In dieser App sind die Daten zu ihren Kindern hinterlegt. Die Daten sind für die Berechnung des Beitragssatzes für die Pflegeversicherung notwendig (siehe https://intranet.kit.edu/downloads/formulare/202307-pse-pueg.pdf). Um ein Kind zu melden, klicken Sie auf "Anlegen" oben links, füllen Sie die Daten aus und klicken Sie auf "Sichern". Bitte beachten Sie, dass nur ein Gültigkeitsdatum ab Tag der Meldung möglich ist.

Meine Bescheinigungen

In dieser App stehen Ihnen Dokumente aus der Entgeltabrechnung zur Verfügung. Folgende Dokumente können aufgerufen werden:

  • Entgeltnachweise: monatliche Entgeltnachweise

  • Zeitnachweise: wird nur angezeigt, wenn Sie an der Gleitzeit teilnehmen. Zeitnachweise der letzten zwei Jahre.

  • Lohnsteuerbescheinigungen: jährliche Lohnsteuerbescheinigung für das Finanzamt

  • Meldebescheinigungen SV: Meldebescheinigungen für die Sozialversicherung (DEÜV-Meldungen).

Aus rechtlichen Gründen werden die Bescheinigungen auch im englischen UP nur auf Deutsch zur Verfügung gestellt.

Um die einzelnen Dokumente aufzurufen, klicken Sie auf die jeweilige Zeile. Es öffnet sich die PDF im bestehenden Fenster, das sie auch wieder schließen können. Mit den Pfeilen können Sie die Größe des Fensters steuern. Sie können ebenso über die entsprechenden Buttons in den Vollbildmodus wechseln und diesen wieder schließen.

Meine Abwesenheiten

In dieser App finden Sie eine Übersicht über Ihren Urlaubsanspruch sowie über Ihre Abwesenheiten. Des Weiteren können Sie Abwesenheiten (u.a. Urlaub und Gleitzeit) beantragen. Nach Klick auf die Kachel sehen Sie:

  • Anspruch: Übersicht über Ihren Urlaubsanspruch
  • Antragsübersicht: Übersicht über Abwesenheiten und gestellte Abwesenheitsanträge. Neben der Kalendersicht steht Ihnen unter dem Reiter "Positionen" auch eine Liste der Abwesenheiten und Abwesenheitsanträge zur Verfügung. Einzelne Anträge können entweder durch Klick auf die Abwesenheit im Kalender oder über die Liste unter Positionen aufgerufen werden. In der Detailsicht des einzelnen Antrags können Sie über die Buttons unten rechts diesen, sofern möglich, bearbeiten oder löschen.

Um einen neuen Abwesenheitsantrag zu stellen, klicken Sie entweder auf einen Tag im Kalender oder auf den Button "Abwesenheitsantrag anlegen" unten rechts. Im Antrag werden angebeben:

  • Abwesenheitsart: Urlaub, Gleitzeit, usw.
  • Datum bzw. Start-/Enddatum: Auswahl über Kalender (Klick auf Button rechts im Feld)
  • Beginn / Ende (Zeit): nur relevant für untertägige Abwesenheitsarten (z.B. Dienstgang), Angabe des Beginn und Endes der Abwesenheit
  • Genehmigende/r: Suche über den Namen. Nur Personen mit Berechtigung zur Genehmigung von Abwesenheitsanträgen sind in der Liste hinterlegt.
  • Neue Notiz: optional, Notiz zum Antrag
  • Email 1 und Email 2: optional, Information über den Abwesenheitsantrag wird an die aus der Liste ausgewählten Personen verschickt. Die Suche erfolgt über den Namen. Die freie Eingabe von E-Mailadressen oder Namen ist nicht möglich.

Für die Abwesenheitsarten "Kind krank" und "Krankheit m. Attest (ESS)" können Dokumente (z.B. Attest oder ärztliche Bescheinigungen) hochgeladen werden.

Weitere Informationen zum ESS/MSS finden Sie unter https://www.pse.kit.edu/ess-mss.php.

Meine Zeitbuchungen

Teilnehmende am ESS können hier Kommen/Gehen-Buchungen beantragen oder korrigieren. Diese App entspricht der bisherigen Funktion "Zeitbuchungskorrekturen" im SAP-Webportal.

Eine Kurzanleitung zur Nutzung der Funktion finden Sie unter:

https://www.pse.kit.edu/intranet/personalabrechnung/Kurzanleitung_ESS.pdf

Bitte vergessen Sie nicht, eingetragene Buchungen auch an die Genehmigenden zu senden! In UP befindet sich der Button zum Senden unten rechts.

Weitere Informationen zum ESS/MSS finden Sie unter https://www.pse.kit.edu/ess-mss.php.

Zeitbeauftragte

Über diese Kachel können Zeitbeauftragte Krankheiten von Mitarbeitenden erfassen. Mehr Informationen, auch zum Antragsprozess für die Rolle, finden Sie unter https://www.pse.kit.edu/ess-mss.php.