MS Teams - Häufige Fragen (FAQ) ...

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von Beschäftigten am KIT

Kann ich Studierende in mein Team mit aufnehmen?
Ja. Allerdings werden Studierende in einem eigenen Mandanten angelegt und können nur als Gäste in Teams auf dem Mitarbeiter-Mandanten aufgenommen werden. Bitte beachten Sie Gäste in Teams sowie "Besonderheiten für Studierende"

Ich möchte Studierende nicht einzeln im Team aufnehmen, was kann ich tun?

Sie möchten Ihre zahlreichen Studierenden nicht einzeln zu einem Team hinzufügen? Dann generieren Sie über Campus Team Connect einen Beitrittslink (Join-Link) und stellen diesen Ihren Studierenden z.B. in ILIAS bereit oder verteilen sie ihn per Mail an die Teilnehmer*innen. Diese können über diesen Join-Link auf einfache Weise dem Team beitreten (Voraussetzung für Studierende: Zustimmung der Datenschutzerklärung).
Wie Sie einen Beitrittslink erstellen können, erfahren Sie in dieser kurzen Anleitung.

Wie kann ich MS Teams für die Online-Lehre verwenden?
Sie finden eine ausführliche Anleitung für den Einsatz in der Online Lehre beim Zentrum für Mediales Lernen (ZML): https://www.zml.kit.edu/downloads/Anleitung_Lehre_MSTeams.pdf
Wie kann ich zu einem externen Team eingeladen werden?
Hierzu muss der externe Kollege Sie mit der Adresse ab1234Krs8∂kit edu einladen! Eine Einladung mit der normalen Mailadresse funktioniert nicht, da diese Adresse im Teams-Bereich unbekannt ist.
Ausnahme: Ihr MS Teams/-Azure Konto wurde bereits vor Frühjahr 2020 eingerichtet und wurde mit vorname nachnameVxb6∂kit edu angelegt. Dann müsste die Einladung an diese Adresse erfolgen.
Wie kann ich externe Partner zu einem Team hinzufügen?
Am KIT wird MS Teams derzeit vom Datenschutz des KIT nur "geduldet" und Funktionalitäten/Möglichkeiten, die MS Teams generell bietet, sind am KIT EINGESCHRÄNKT.

Externe Partner können am KIT aktuell nicht in MS Teams als Gäste eines Teams aufgenommen werden, zudem ist eine Datenablage unter OneDrive und somit ein komfortabler Datenaustausch mit externen Partnern aktuell nicht möglich.

Sollten die externen Personen längerfristig mit Ihnen zusammenarbeiten, besteht aber die Möglichkeit, den Personen ein sogenanntes GuP-Konto (KIT-Konto für Gäste- und Partner)  in Ihrer OE einzurichten. Wenden Sie sich dazu an die IT-Beauftragten Ihrer OE bzw. an die Zuständigen, die im SAP-System diese Gastkonten verwalten (Gäste- und Partnerverwaltung). Mit einm erstellten GuP-Konto kann die Person dann als Team-Mitglied in einem Team eingetragen werden, vorausgesetzt Sie stimmt der Datenschutzerklärung zur Nutzung von MS Teams zu.

Nachteil: die externe Person muss sich an MS Teams mit dem KIT-GuP-Konto anmelden und kann nicht den vllt. schon existierenden MS Teams Account seiner OE/Einrichtung verwenden.

Hinweis: Ein Gastkonto ist relativ schnell eingerichtet. Dieses muss von der nutzenden Person im Selfservice Portal des SCC aktiviert werden, sodass die Anmeldung in MS Teams über die Mailadresse ab1234∂partner.kit.edu erfolgen kann.

Desweiteren möchten wir auf folgende vom SCC bereitgestellten Dienste, für Datenaustausch und Zusammenarbeit hinweisen:
  • KIT Teamseiten - Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams am KIT (Organisationseinheiten, Arbeits- und Projektgruppen)
  • bwSync&Share - Online-Speicherdienst für Mitarbeiter und Studierende der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg
  • KIT-Datenhaltung (OE-Verzeichnis) für den Austausch mit allen, die ein KIT-Konto besitzen (wäre dann mit Externen, die ein GuP-Konto haben möglich)

von Studierenden & Gasthörer*innen am KIT

Ich kann den Mandanten nicht wechseln und sehe meine Kurse/Teams nicht. Was kann ich tun?

Notwendige Schritte

Damit Ihnen (den Studierenden) Kurse in Teams angeboten werden, müssen folgende Schritte getan werden:

  1. Zustimmung zur Datenschutzerklärung, https://my.scc.kit.edu/shib/azurefreigabe.php
  2. Die Einladung zu einem Team muss angenommen werden (Team beitreten). Die Einladung verschickt der Dozent, bzw. kann in Ilias einem Team beigetreten werden.
  3. Teams muss gestartet werden (Web-Anwendung oder App) und dabei muss
  4. einer zweiten Datenschutzerklärung von Microsoft zugestimmt werden.

Dann sollte es möglich sein, die Mandanten zu wechseln, wie auf der Seite https://www.scc.kit.edu/dienste/ms-teams-studierende.php beschrieben.

Lösung bei Problemen

Bitte lassen Sie sich zwischen den einzelnen Schritten viel (!) Zeit.

Wenn es nach 24 Stunden immer noch nicht funktioniert, dann melden Sie sich bitte mit Ihrem uxxxx∂student.kit.edu Account bei teams-support∂scc.kit.edu.

Ursache

Die Ursache des Problems liegt aller Wahrscheinlichkeit nach an einem Fehler bei Microsoft und dort an teilweise sehr langen Synchronisationszeiten einzelner Komponenten.

Weitere Hinweise/Möglichkeiten

Wie kann ich zu einem externen Team eingeladen werden?
Hierzu muss der externe Kollege Sie mit der Adresse uxxxxXyy0∂student kit edu einladen! Eine Einladung mit der normalen Mailadresse funktioniert nicht, da diese Adresse im Teams-Bereich unbekannt ist.
Chat zwischen Betreuer*in und Studierenden starten
Studierende finden im Teams-Bereich des KITs leider nicht die Mitarbeiterkonten und können deshalb nicht von ihrer Seite aus einen Chat mit der Betreuer*in starten.
Wenn aber die Betreuer*in ihrerseits einen Chat mit dem Studierenden startet, so taucht ihr Kontakt in der Kontaktliste des Studierenden auf und die Kommunikation kann jederzeit weiter gepflegt werden.
Gasthörer-Konto...
Dozenten können für ihre Gasthörer*innen (GH) über das Ticketsystem ein oder mehrere Gasthörer-Konten zur Nutzung von MS Teams am KIT beantragen.
Wenn das GH-Konto erstellt wurde, muss es durch die Dozent*in dem passenden Team (Vorlesung) zugeordnet werden, es sei denn es wurde bei der Beantragung angegeben.

Für die Beauftragung mehrerer Gashthörer-Zugänge verwenden Sie die Excel-Datei "Template_MSTeams_GasthoererInnenAmKIT.xlsx" (Erläuterungen enthalten) und hängen Sie diese an das Auftrags-Ticket als Attachement an.

zum Anmelden & Starten

Ich lande beim Anmelden im Self Service Portal my.scc.kit.edu in einer Endlosschleife
Bitte stimmen Sie der Datenschutzerklärung im Selfserviceportal my.scc.kit.edu zu. Falls das nicht hilft: bitte senden Sie eine Mail mit ihrem Konto an teams-support∂scc kit edu.
Muss bei der Anmeldung zu Teams das Passwort bereits bei Microsoft angegeben werden?
Nein!
Bei der Anmeldung zu Teams wird die Überprüfung des Kontos an unseren eigenen Shibboleth-Provider weitergeleitet. Hier wird dann nochmal das Konto (in der Form ab1234 bzw. uxxxx) abgefragt.
Das Passwort wird erst an dieser Stelle und nur an dieser Stelle abgefragt.
Sollten Sie zuvor ein Passwort angeben müssen, so melden Sie sich entweder nicht mit einem Konto innerhalb kit.edu/student.kit.edu/partner.kit.edu an oder sind auf einer sicherheitsbedenklichen Seite gelandet.
Fazit: Das Passwort nur auf unserer eigenen Seite angeben!
Nach Starten der App bekommt man eine Meldung der Firewall
Manche Apps, unter anderem auch Microsoft Teams, melden über einen Windows Defender Firewall Dialog, dass manche Feature von der Firewall blockiert werden. Diese Meldung kann mit dem Button "Abbrechen" ignoriert werden.
Beim Starten von MS Teams im Browser bekommt man eine Fehlermeldung "Drittanbieter Cookies erlauben"
Damit MS Teams im Browser funktioniert, dürfen Cookies von Drittanbietern nicht blockiert sein. Im Chrome kann der Fehler über den Aufruf der Seite chrome://settings/content/cookies behoben werden. Dort die Option „Drittanbieter-Cookies blockieren“ ausstellen.
Einstellungen könnten wie folgt aussehen:
Cookie Eintellungen Google Chrome für MS Teams - Drittanbieter
Bei der Anmeldung bekomme ich eine Fehlermeldung "Bleiben Sie nicht zurück"
Für innerhalb der letzten Minuten neu angelegte Konten wurde möglicherweise die Lizenz für die Teams-Nutzung noch nicht zugewiesen, Tritt das Problem auch bei einer längeren Wartezeit oder bei einem Bestandskonto auf, dann wenden Sie sich bitte an teams-support∂scc.kit.edu .
Fehlermeldung beim Anmelden: AADSTS51004 ...
Fehlermeldung lautet:
AADSTS51004: The user account kontokürzel@[student,partner].kit.edu does not exist in the [216844dc-9c90-4949-8e4b-58ea2d2c3dbe, 4f5eec75-46fd-43f8-8d24-62bebd9771e5] directory. To sign into this application, the account must be added to the directory.


Lösung:
Bitte stimmen Sie noch der Datenschutzerklärung im Selfserviceportal my.scc.kit.edu zu.
Erst dann wird Ihr Konto in den MS Teams-Bereich synchronisiert. Das kann ca. 30 Min. dauern. Versuchen Sie es danach erneut, sich anzumelden.

Frage nach: Verwaltung des Gerätes zulassen?

Manchmal werden Sie während des Anmeldevorgangs aufgefordert anzugeben, ob Sie bei Ihren Apps angemeldet bleiben wollen und/oder ob Sie es zulassen, dass Ihr Gerät durch Ihre Organisation verwaltet wird.
Sie erhalten ggfs. ein solches PopUp-Fenster:


Hier müssen Sie den Haken bei „Verwaltung meines Gerätes durch meine Organisation zulassen“ entfernen und dann auf „Nein, nur bei dieser App anmelden“ (oder ähnlich) klicken.
Danach geht der Anmeldevorgang wie gewohnt weiter.

Die MS Teams DesktopApp startet plötzlich nicht mehr

Wenn die MS Teams DesktopApp plötzlich nicht mehr startet, wurde MS Teams vermutlich im Hintergrund aktualisiert. Manchmal hilft es dann, den Kompatiblitätsmodus auf "Windows 8" zu setzen.
Gehen Sie dabei wie folgt vor:

  • Schließen Sie MS Teams DesktopApp
  • Wenn es unten in der Leiste liegt: Hochstelltaste + rechte Maus auf das Teams Symbol
  • Es sollte ein Kontextmenü auftauchen
  • Dort „Dateipfad öffnen“ auswählen
  • Nun sollte sich der Explorer mit dem Teams-Verzeichnis öffnen
  • Die Datei „Update.exe“ mit rechts anklicken und Eigenschaften auswählen
  • Registerkarte "Kompatibilität"
  • Kompatibilitätsmodus auf "Windows 8" setzen (alles bestätigen)
  • Teams neu starten

zum Datenschutz & Sicherheit

Wie sicher sind die Daten?
Die Daten liegen auf Servern der Firma Microsoft und dementsprechend sollte Sie wohlüberlegt mit Ihren Daten dort umgehen. Es sollte keine sensiblen Daten hochgeladen, oder über solche gesprochen werden. 
Siehe auch: KIT - Infothek - Handlungsempfehlungen - Online-Kommunikationsdienste - Werkzeuge bzw. Tools und KIT - Infothek - Handlungsempfehlungen - Online-Kommunikationsdienste - Risiko- bzw. Schutzbedarfsfeststellung
Ich möchte mich nicht mit Videobild unterhalten, was kann ich tun?
Es ist jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter selbst überlassen, ob er die Kamera an seinem Endgerät einschaltet oder nicht. Ein Nutzungszwang der Kamera ist nicht zulässig.
Wie kann ich mit meinem Gastkonto ein Team wieder verlassen?
Über https://connect.studium.kit.edu kann eine Übersicht der bestehenden Teams angezeigt werden.
In der Tabelle können Teams per Klick auf "Team verlassen" wieder verlassen werden. Es kann sein, dass die Änderung einige Zeit braucht, bis sie in alle Systeme synchronisiert ist und auch im Teams-Client angezeigt wird.

Wo finde ich Informationen zu meinem Konto?

Unter myaccount.microsoft.com sind gesammelte Informationen zum eigenen Teams-Konto zu finden. 

Hier steht zum Beispiel die Mail-Adresse, mit der man von extern eingeladen werden kann. Unter der Rubrik Organisationen sieht man alle Organisationen, mit denen man zusammenarbeitet. Hierüber kann man dann auch fremde Organisationen wieder verlassen.

Bitte beachten:
Das Kennwort zum eigenen Konto ist immer unter my.scc.kit.edu zu ändern! Es kann NICHT über myaccount.microsoft.com geändert werden.

Erklärung:
Das MS Teams-Konto ist mit dem KIT-Konto verknüpft. Das KIT-Konto und dessen Eigenschaften (inklusive Passwort) wird aus dem Identitägsmanagementsystem des KIT (IDM) heraus nach MS myaccount.microsoft.com synchronisiert. Daher muss eine Passwort-Änderung immer über das IDM erfolgen, d.h. Passwort-Änderung immer über das Selfserviceportal des SCC  my.scc.kit.edu !!!

zur Anwendung & Funktionalität

Voicemail-Nutzung abgeschaltet
Aus Datenschutzgründen ist die Funktion VoiceMails inklusive der Transkriptionsmöglichkeit abgeschaltet.

Standard-Antworten im Chat

Mobile Teams-Clients bieten sei kurzem die Möglichkeit, Standard-Antworten im Chat zu nutzen.

Beispiel:
Auf die Frage: „Gehen wir gemeinsam essen?“ werden die Antworten „Können wir“ - „Ja“ - „Ja, unbedingt“ als kleines Zusatzmenü angeboten.

Diese Möglichkeit wird einem nur bei Chats im eigenen Mandanten (bei uns also im Mandanten „Karlsruhe Institut für Technologie (KIT)“) angeboten.

Abstellen kann man dies über folgenden Weg:

Auf dem mobilen Gerät Teams öffnen
Über das runde Symbol neben „Chat“ auf Einstellungen gehen.
Dann Nachrichten auswählen
Im folgenden Fenster kann diese Funktionalität abgeschaltet werden.

Linux Teams Client - Mandantenwechsel schlägt fehl

(10/2021) Update Teams-Client Linux 
Ende September 2021 gab es ein Update der "insiders"-Version, inzwischen wurde auch die reguläre Version aktualisiert. Damit sollte das Mandanten-Wechsel-Problem mit der aktuellen Teams-Client Version für Linux behoben sein.
_ _ _
(04/2021) Der Mandantenwechsel mit einem Linux-Client für MS Teams scheint nicht verlässlich zu funktionieren. Microsoft ist das Problem bekannt, wie die Anfrage im MS Forum zeigt. Als Workaround bleibt nur, MS Teams mit Konten anderer Organisationen (Mandanten) über einen von Microsoft für MS Teams empfohlenen Browser (Google Chrome, Edge) zu nutzen.

Mandantenwechsel gewandert

Der Mandantenwechsel ist nun unter dem Bobbel zu finden:

  • Klicken Sie auf den Bobbel,
  • Gehen Sie auf "Konten & Organisationen"
  • Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.

In der Kopfzeile der Teams-App wird nur noch der gerade gewählte Mandant angezeigt.

Warum lassen sich manche Personen nicht über die Suche auffinden?
Es gibt verschiedene Ursachen.
  • Sie können nur Personen finden, die der Nutzung von Microsoft Teams zugestimmt haben. Ohne Zustimmung wird auch kein Datensatz im Adressbuch angelegt.
  • Kürzere Suchen als 6 Zeichen sind nicht möglich.
  • Studierende können im Mitarbeiter-Mandanten nur gefunden werden, wenn diese eingeladen worden sind.
  • Studierende können nur über Vorname und Nachname gesucht werden, wenn diese der Übertragung zugestimmt haben. Andernfalls werden Studierende nur unter Pseudonym aufgeführt.
  • Einem Konto können mehrere E-Mail-Adressen zugeordnet sein, allerdings wird  nur einen davon in die Microsoft Cloud übertragen. Die Suche nach einer E-Mail-Adresse ist daher oft schwierig.
  • Neu angelegte Konten sind nicht sofort in den Verzeichnissen verfügbar.
  • Ihr Team-Client kann alte Suchergebnisse zwischengespeichert haben.

Umgehungslösung

Falls Sie eine Kollegin nicht finden, um sie einem Team hinzuzufügen, kann alternativ die Kollegin das Team suchen und den Beitritt anfordern. Auf diesem Weg sind uns keine Probleme bekannt.

Warum sehe ich keinen Kalender oder andere Tools in MS Teams?
MS-Teams (und nur dies) steht vorerst nur für die Zeit der Corona-Krise zur Verfügung und ist auch nur währenddessen vom Datenschutz  geduldet. Nach der Krise wird eine Neubetrachtung der Einsatzmöglichkeiten erfolgen. Der Kalender und auch andere Cloud-Dienste gehören primär nicht zu MS-Teams und sind daher auch nicht freigegeben. Bestandsnutzer wurden nachträglich jedoch nicht eingeschränkt.
Aufnahmefunktion deaktiviert - Aufzeichnung von Besprechungen nicht möglich
Die Aufnahmefunktion in MS Teams Besprechungen wurde am KIT aus Gründen des Datenschutzes deaktiviert. Das Aufzeichnen von Besprechungen in MS Teams ist somit nicht mehr möglich.
Sollten Sie diese Funktion in MS Teams zwingend benötigen, wenden Sie sich bitte an die Stabsstelle Datenschutz - https://www.dsb.kit.edu .
Breakout-Räume

 

In einer Besprechung gibt es durchaus öfter den Bedarf, sich in kleineren Gruppen zu einer Diskussion zurückzuziehen.
Hierzu gibt es in der Client-App ein Symbol: Zwei ineinander geschachtelte Rechtecke.
Klickt man darauf, kann man unterschiedliche Räume erstellen und diesen auch Personen zuweisen.
Ohne Client-App gibt es folgende zwei Möglichkeiten:
1. Besprechung nur mit Team-Mitgliedern in Teams
- legen Sie mehrere Kanäle an
- weisen Sie den Team-Mitgliedern jeweils einen Kanal zu 
- starten Sie rechtzeitig in allen Kanälen eine Besprechung
Zur Diskussion nutzen die Team-Mitglieder dann die jeweilige Besprechung im ausgewählten Kanal
2. Besprechung mit Team-Mitgliedern und mit externen Teilnehmern
- erstellen Sie für jeden Breakout-Raum einen Outlook-Termin mit "Neue Teams-Besprechung"
  Benennen Sie die Termine sinnvoll. Sie liegen alle zeitlich parallel.
- Erstellen Sie sich nun eine Webseite, auf der Sie die Besprechungslinks einbinden
So können alle auf die richtigen Räume zur Diskussion in kleineren Gruppen zugreifen.
Kann ich als Stellvertreter*in über Outlook in einem anderen Postfach eine Teams-Besprechung planen?
Mit der aktuellen Konfiguration am KIT ist das Erstellen von Teams-Besprechungen in einem fremden Postfach mit Stellvertreter-Regelung nicht möglich.
Begründung: Die KIT-Postfächer müssten bei Microsoft in der Cloud liegen, diese liegen aber lokal auf den Exchange Servern des KIT.
Möglicher Workaround:
  • zu vertretende Person legt EINMALIG im eigenen Outlook-Kalender eine Besprechung OHNE Teilnehmer*innen an
  • Der Link dieser Teams-Besprechung kann dann von der Stellvertreter*in in einem "normalen" Besprechungstermin der zu vertretenden Person kopiert und an die Teilnehmer*innen verteilt werden. Beachten Sie bitte, dass bei dieser Lösung die Stellvertreter*in die Organisator*in dieser Besprechung ist.

zur Installation & Konfiguration

Wie nutze ich MS Teams auf Windows RT?
Das Betriebssystem wird von Microsoft mit der Client-Anwendung nicht unterstützt. Möglicherweise ist die (eingeschränkte) Nutzung in einem Browser möglich.