MS Teams - Häufige Fragen (FAQ)

Ja. Allerdings werden Studierende in einem eigenen Mandanten angelegt und können nur als Gäste in Teams auf dem Mitarbeiter-Mandanten aufgenommen werden. Bitte beachten Sie Gäste in Teams sowie "Besonderheiten für Studierende"

Sie finden eine ausführliche Anleitung für den Einsatz in der Online Lehre beim Zentrum für Mediales Lernen (ZML): https://www.zml.kit.edu/downloads/Anleitung_Lehre_MSTeams.pdf

Hierzu muss der externe Kollege Sie mit der Adresse ab1234Fek9∂kit edu einladen! Eine Einladung mit der normalen Mailadresse funktioniert nicht, da diese Adresse im Teams-Bereich unbekannt ist.

Am KIT wird MS Teams derzeit vom Datenschutz des KIT nur "geduldet" und Funktionalitäten/Möglichkeiten, die MS Teams generell bietet, sind am KIT EINGESCHRÄNKT.

Externe Partner können am KIT aktuell nicht in MS Teams als Gäste eines Teams aufgenommen werden, zudem ist eine Datenablage unter OneDrive und somit ein komfortabler Datenaustausch mit externen Partnern aktuell nicht möglich.

Sollten die externen Personen längerfristig mit Ihnen zusammenarbeiten, besteht aber die Möglichkeit, den Personen ein sogenanntes GuP-Konto (KIT-Konto für Gäste- und Partner)  in Ihrer OE einzurichten. Wenden Sie sich dazu an die IT-Beauftragten Ihrer OE bzw. an die Zuständigen, die im SAP-System diese Gastkonten verwalten (Gäste- und Partnerverwaltung). Mit einm erstellten GuP-Konto kann die Person dann als Team-Mitglied in einem Team eingetragen werden, vorausgesetzt Sie stimmt der Datenschutzerklärung zur Nutzung von MS Teams zu.

Nachteil: die externe Person muss sich an MS Teams mit dem KIT-GuP-Konto anmelden und kann nicht den vllt. schon existierenden MS Teams Account seiner OE/Einrichtung verwenden.

Hinweis: Ein Gastkonto ist relativ schnell eingerichtet. Dieses muss von der nutzenden Person im Selfservice Portal des SCC aktiviert werden, sodass die Anmeldung in MS Teams über die Mailadresse ab1234∂partner.kit.edu erfolgen kann.

Desweiteren möchten wir auf folgende vom SCC bereitgestellten Dienste, für Datenaustausch und Zusammenarbeit hinweisen:

• KIT Teamseiten - Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams am KIT (Organisationseinheiten, Arbeits- und Projektgruppen)
• bwSync&Share - Online-Speicherdienst für Mitarbeiter und Studierende der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg
• KIT-Datenhaltung (OE-Verzeichnis) für den Austausch mit allen, die ein KIT-Konto besitzen (wäre dann mit Externen, die ein GuP-Konto haben möglich)

Notwendige Schritte

Damit Ihnen (den Studierenden) Kurse in Teams angeboten werden, müssen folgende Schritte getan werden:

1. Zustimmung zur Datenschutzerklärung, https://my.scc.kit.edu/shib/azurefreigabe.php
2. Die Einladung zu einem Team muss angenommen werden (Team beitreten). Die Einladung verschickt der Dozent, bzw. kann in Ilias einem Team beigetreten werden.
3. Teams muss gestartet werden (Web-Anwendung oder App) und dabei muss
4. einer zweiten Datenschutzerklärung von Microsoft zugestimmt werden.

Dann sollte es möglich sein, die Mandanten zu wechseln, wie auf der Seite https://www.scc.kit.edu/dienste/ms-teams-studierende.php beschrieben.

Lösung bei Problemen

Bitte lassen Sie sich zwischen den einzelnen Schritten viel (!) Zeit.

Wenn es nach 24 Stunden immer noch nicht funktioniert, dann melden Sie sich bitte mit Ihrem uxxxx∂student.kit.edu Account bei teams-support∂scc.kit.edu.

Ursache

Die Ursache des Problems liegt aller Wahrscheinlichkeit nach an einem Fehler bei Microsoft und dort an teilweise sehr langen Synchronisationszeiten einzelner Komponenten.

Weitere Hinweise/Möglichkeiten

• Mitarbeiter Tenant aufrufen -> damit bekommt man die Möglichkeit, der Microsoft Datenschutzerklärung zuzustimmen (https://teams.microsoft.com/_?tenantId=4f5eec75-46fd-43f8-8d24-62bebd9771e5)
• Mit uxxxx Account Einloggen unter https://my.scc.kit.edu. Dort unter „MS-Teams Cloudnutzung“ den individualisierten Einladungslink anfordern und den Anweisungen in der daraufhin verschickten E-Mail folgen -> damit bekommt man die Möglichkeit, der Microsoft Datenschutzerklärung zuzustimmen. Gleichzeitig wird man automatisch einem Testteam hinzugefügt. Das Testteam kann jederzeit verlassen werden.
• Probieren Sie es bitte zunächst mit Chrome https://teams.microsoft.com.
• Melden Sie sich ab/an. Abmelden heißt: Rechts oben auf Abmelden klicken. Melden Sie sich immer mit Ihrem KIT Account uxxxxHvy1∂student kit edu an
• Bei Problemen mit der Desktop-App (der Mandantenwechsel funktioniert im Browser)
  • im Browser zwischen Mandanten hin und her wechseln. Zeitversetzt sollte das im Client ebenfalls möglich sein.
  • Cache leeren: https://medium.com/365uc/how-to-force-refresh-rebuild-of-microsoft-teams-client-cache-e92b7739fca3
  • Desktop-App neu installieren.

Hierzu muss der externe Kollege Sie mit der Adresse uxxxxWpc3∂student kit edu einladen! Eine Einladung mit der normalen Mailadresse funktioniert nicht, da diese Adresse im Teams-Bereich unbekannt ist.

Studierende finden im Teams-Bereich des KITs leider nicht die Mitarbeiterkonten und können deshalb nicht von ihrer Seite aus einen Chat mit der Betreuer*in starten.
Wenn aber die Betreuer*in ihrerseits einen Chat mit dem Studierenden startet, so taucht ihr Kontakt in der Kontaktliste des Studierenden auf und die Kommunikation kann jederzeit weiter gepflegt werden.

Dozenten können für ihre Gasthörer*innen (GH) über das Ticketsystem ein oder mehrere Gasthörer-Konten zur Nutzung von MS Teams am KIT beantragen.
Wenn das GH-Konto erstellt wurde, muss es durch die Dozent*in dem passenden Team (Vorlesung) zugeordnet werden, es sei denn es wurde bei der Beantragung angegeben.

Für die Beauftragung mehrerer Gashthörer-Zugänge verwenden Sie die Excel-Datei "Template_MSTeams_GasthoererInnenAmKIT.xlsx" (Erläuterungen enthalten) und hängen Sie diese an das Auftrags-Ticket als Attachement an.

Bitte stimmen Sie der Datenschutzerklärung im Selfserviceportal my.scc.kit.edu zu. Falls das nicht hilft: bitte senden Sie eine Mail mit ihrem Konto an teams-support∂scc kit edu.

Nein!
Bei der Anmeldung zu Teams wird die Überprüfung des Kontos an unseren eigenen Shibboleth-Provider weitergeleitet. Hier wird dann nochmal das Konto (in der Form ab1234 bzw. uxxxx) abgefragt.
Das Passwort wird erst an dieser Stelle und nur an dieser Stelle abgefragt.
Sollten Sie zuvor ein Passwort angeben müssen, so melden Sie sich entweder nicht mit einem Konto innerhalb kit.edu/student.kit.edu/partner.kit.edu an oder sind auf einer sicherheitsbedenklichen Seite gelandet.
Fazit: Das Passwort nur auf unserer eigenen Seite angeben!

Manche Apps, unter anderem auch Microsoft Teams, melden über einen Windows Defender Firewall Dialog, dass manche Feature von der Firewall blockiert werden. Diese Meldung kann mit dem Button "Abbrechen" ignoriert werden.

Damit MS Teams im Browser funktioniert, dürfen Cookies von Drittanbietern nicht blockiert sein. Im Chrome kann der Fehler über den Aufruf der Seite chrome://settings/content/cookies behoben werden. Dort die Option „Drittanbieter-Cookies blockieren“ ausstellen.

Für innerhalb der letzten Minuten neu angelegte Konten wurde möglicherweise die Lizenz für die Teams-Nutzung noch nicht zugewiesen, Tritt das Problem auch bei einer längeren Wartezeit oder bei einem Bestandskonto auf, dann wenden Sie sich bitte an teams-support∂scc.kit.edu .

Die Daten liegen auf Servern der Firma Microsoft und dementsprechend sollte Sie wohlüberlegt mit Ihren Daten dort umgehen. Es sollte keine sensiblen Daten hochgeladen, oder über solche gesprochen werden. 
Siehe auch: KIT - Infothek - Handlungsempfehlungen - Online-Kommunikationsdienste - Werkzeuge bzw. Tools und KIT - Infothek - Handlungsempfehlungen - Online-Kommunikationsdienste - Risiko- bzw. Schutzbedarfsfeststellung

Es ist jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter selbst überlassen, ob er die Kamera an seinem Endgerät einschaltet oder nicht. Ein Nutzungszwang der Kamera ist nicht zulässig.

Über https://connect.studium.kit.edu kann eine Übersicht der bestehenden Teams angezeigt werden.
In der Tabelle können Teams per Klick auf "Team verlassen" wieder verlassen werden. Es kann sein, dass die Änderung einige Zeit braucht, bis sie in alle Systeme synchronisiert ist und auch im Teams-Client angezeigt wird.

Unter myaccount.microsoft.com sind gesammelte Informationen zum eigenen Teams-Konto zu finden. 

Hier steht zum Beispiel die Mail-Adresse, mit der man von extern eingeladen werden kann. Unter der Rubrik Organisationen sieht man alle Organisationen, mit denen man zusammenarbeitet. Hierüber kann man dann auch fremde Organisationen wieder verlassen.

Aus Datenschutzgründen ist die Funktion VoiceMails inklusive der Transkriptionsmöglichkeit abgeschaltet.

Im Dezember 2020 ist der Mandantenwechsel aus der Kopfzeile (links neben dem Bobbel) in das Bobbel-Menü gewandert!
Man muss nun auf den Bobbel, dann auf "Account and Orgs" klicken, um anschließend den Mandanten auswählen zu können.

Es gibt verschiedene Ursachen.

• Sie können nur Personen finden, die der Nutzung von Microsoft Teams zugestimmt haben. Ohne Zustimmung wird auch kein Datensatz im Adressbuch angelegt.
• Kürzere Suchen als 6 Zeichen sind nicht möglich.
• Studierende können im Mitarbeiter-Mandanten nur gefunden werden, wenn diese eingeladen worden sind.
• Studierende können nur über Vorname und Nachname gesucht werden, wenn diese der Übertragung zugestimmt haben. Andernfalls werden Studierende nur unter Pseudonym aufgeführt.
• Einem Konto können mehrere E-Mail-Adressen zugeordnet sein, allerdings wird  nur einen davon in die Microsoft Cloud übertragen. Die Suche nach einer E-Mail-Adresse ist daher oft schwierig.
• Neu angelegte Konten sind nicht sofort in den Verzeichnissen verfügbar.
• Ihr Team-Client kann alte Suchergebnisse zwischengespeichert haben.

Umgehungslösung

Falls Sie eine Kollegin nicht finden, um sie einem Team hinzuzufügen, kann alternativ die Kollegin das Team suchen und den Beitritt anfordern. Auf diesem Weg sind uns keine Probleme bekannt.

MS-Teams (und nur dies) steht vorerst nur für die Zeit der Corona-Krise zur Verfügung und ist auch nur währenddessen vom Datenschutz  geduldet. Nach der Krise wird eine Neubetrachtung der Einsatzmöglichkeiten erfolgen. Der Kalender und auch andere Cloud-Dienste gehören primär nicht zu MS-Teams und sind daher auch nicht freigegeben. Bestandsnutzer wurden nachträglich jedoch nicht eingeschränkt.

Diese Funktion steht momentan nicht zur Verfügung.

In einer Besprechung gibt es durchaus öfter den Bedarf, sich in kleineren Gruppen zu einer Diskussion zurückzuziehen.

Hierzu gibt es in der Client-App ein Symbol: Zwei ineinander geschachtelte Rechtecke.
Klickt man darauf, kann man unterschiedliche Räume erstellen und diesen auch Personen zuweisen.

Ohne Client-App gibt es folgende zwei Möglichkeiten:

1. Besprechung nur mit Team-Mitgliedern in Teams
- legen Sie mehrere Kanäle an
- weisen Sie den Team-Mitgliedern jeweils einen Kanal zu 
- starten Sie rechtzeitig in allen Kanälen eine Besprechung
Zur Diskussion nutzen die Team-Mitglieder dann die jeweilige Besprechung im ausgewählten Kanal

2. Besprechung mit Team-Mitgliedern und mit externen Teilnehmern
- erstellen Sie für jeden Breakout-Raum einen Outlook-Termin mit "Neue Teams-Besprechung"
  Benennen Sie die Termine sinnvoll. Sie liegen alle zeitlich parallel.
- Erstellen Sie sich nun eine Webseite, auf der Sie die Besprechungslinks einbinden
So können alle auf die richtigen Räume zur Diskussion in kleineren Gruppen zugreifen.

Mit der aktuellen Konfiguration am KIT ist das Erstellen von Teams-Besprechungen in einem fremden Postfach mit Stellvertreter-Regelung nicht möglich.
Begründung: Die KIT-Postfächer müssten bei Microsoft in der Cloud liegen, diese liegen aber lokal auf den Exchange Servern des KIT.

Möglicher Workaround:

• zu vertretende Person legt EINMALIG im eigenen Outlook-Kalender eine Besprechung OHNE Teilnehmer*innen an
• URL dieser Teams-Besprechung kann dann von Stellvertreter*in in einem "normalen" Besprechungstermin der zu vertretenden Person reinkopiert und an die Teilnehmer verteilt werden.

Das Betriebssystem wird von Microsoft mit der Client-Anwendung nicht unterstützt. Möglicherweise ist die (eingeschränkte) Nutzung in einem Browser möglich.