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Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Cloud-Plattform, die Chat, Besprechungen, Videokonferenzen, Notizen, gemeinsame Dateibearbeitung und -austausch sowie Aufgaben kombiniert. Damit wird die Teamarbeit und insbesondere die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice unterstützt.

Das SCC stellt diese Plattform im Rahmen der Corona-Krise für Angehörige des KIT zur Verfügung.

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Zugang zu MS Teams

Für Beschäftigte und Studierende des KIT ist zunächst eine einmalige Zustimmung zur Datenschutzerklärung für den Einsatz von Microsoft Teams erforderlich. Die Freischaltung des Kontos dauert in der Regel ein paar Minuten. Leider kann es in seltenen Fällen auch zu Verzögerungen bis zu einer Stunde kommen.

Die Verwendung von MS Teams erfolgt entweder im Browser oder mit einem eigenem Client-Programm:

  • Browser-Voraussetzungen:
    • Chrome oder Edge
    • Drittanbieter-Cookies dürfen nicht blockiert werden.
  • Alternativ gibt es für unterschiedliche Betriebssysteme und Geräte (inkl. mobile Geräte) eigene Client-Programme (Apps). Download über die Microsoft Produktseite.
  • Für SCC verwaltete Windows-Clients (OPSI) erfolgt die Verteilung normaleweise automatisch. Da sich aber die meisten Geräte gerade nicht im KIT-Netz befinden (Homeoffice), gibt es hierfür eine dedizierte Anleitung.
     

Anmeldung beim ersten Start von MS Teams

Im Browser erfolgt der Start über folgende URL: teams.microsoft.com 

Analog zum Client-Programm erfolgt auch im Browser der Login über den den Single-Sign-On-Dienst des KIT (Shibboleth) mit dem KIT-Konto (eigenen KIT-Account herausfinden): 
Für Mitarbeiter: ab1234@kit.edu
Für Studierende: uabcd@student.kit.edu
Für Partner: ab1234@partner.kit.edu

Um einen unproblematischen Einstieg in MS Teams zu erleichtern, dient auch die Seite Häufige Fragen (FAQ).

Eine Anleitung zur Verwendung von MS Teams in der Online-Lehre stellt das Zentrum für Mediales Lernen (ZML) bereit: s.kit.edu/anleitung-lehre-ms-teams

 

Verwendung für ...

Chats mit wenigen Teilnehmern

Geeignet für 1:1 Gespräche und kleine Gruppen

  • Menüband -> Chat
  • Auf der linken Seite ist der Chatverlauf zu sehen.
  • Neuen Chat starten: Stift oben links neben dem Suchfeld, dann Personen auswählen. Hier kann auch ein Chat verlassen werden.
  • Externe Teilnehmende: siehe Beteiligung von externen Personen.
  • Start einer Video- oder Audiokonferenz: rechts oben über das Kamera-/Telefonsymbol
  • Gemeinsam ein Dokument betrachten (z. Bsp. eine Präsentation). Das Dokument wird nicht hochgeladen.
    • Dokument, das betrachtet werden soll, auf dem Desktop öffnen.  
    • Mit der Maus über den Bildschirm fahren, es erscheint ein Menübalken.
    • Teilen -> Bildschirmübertragung -> Anwendungsfenster -> Anwendung auswählen.
    • Wenn eine Powerpoint-Präsentation gezeigt werden soll ggf. den Anzeigemodus wählen.

Regelmäßiges Arbeiten in festen Teams

Verwenden, wenn oft mit derselben Gruppe von Personen zusammengearbeitet wird.

  • Menüband -> Teams
  • Team = Gruppe von Personen, Kanäle = Untergruppen
  • Rollen: Teambesitzer (jeder darf ein Team erstellen) ernennt Teammitglieder
  • Teamtypen unterscheiden sich vor allem durch unterschiedliche Schreib- und Leserechte des integrierten Notizbuchs. Beim Typ KURS können keine Besprechungen gestartet werden, dafür gibt es die Möglichkeit Aufgaben zu erzeugen. Bei der PROFESSIONAL LEARNING COMMUNITY (PLC) fehlen Ankündigungen und beim Typ MITARBEITER gibt es Fortschrittsberichte und Ankündigungen. Empfohlen wird die Verwendung vom Typ MITARBEITER oder PLC.
  1. Schritt: Team erstellen (Teambesitzer)
    • Teamtyp wählen, Empfehlung: PLC
    • Name, Beschreibung, privat/öffentlich festlegen. Privat = nur Teambesitzer können Mitglieder hinzufügen (empfohlen), öffentlich = die ganze Organisation kann beitreten.
    • Benutzer hinzufügen und jeweils dessen Rolle - Mitglied oder Besitzer - zuweisen.
    • Ggf. Kanäle anlegen. Standardmäßig ist man im Kanal “Allgemein” bzw. “General” unterwegs
    • Ggf. Registerkarten anpassen, z. B. um direkt auf ein Dokument zu verweisen.
  2. Schritt: Meeting durchführen
    • Ad Hoc aus dem Chat heraus (Registerkarte “Beitrag”) oder
    • Geplantes Meeting
      • Link zum allgemeinen Kanal des Teams kopieren: Menü Teams -> Team auswählen -> Allgemeinen Kanal auswählen -> Menü über die drei Punkte (...) auswählen -> Link zum Kanal erhalten.
      • Diesen Link per E-Mail oder einer Outlook-Besprechungsanfrage verschicken.
      • Das Meeting wird zum Termin von der Moderation (= eine/r der Teilnehmenden) gestartet, in dem diese unten im Chat auf das Kamerasymbol klickt.
      • Die übrigen Teilnehmenden wählen sich vor dem Termin über den verschickten Link ein.
      • Die Teilnehmenden sehen die Video-/Audiokonferenz im Chat (Registerkarte “Beitrag”) und können über “Teilnehmen” beitreten.
    • Gemeinsam ein Dokument betrachten: siehe Ad Hoc Meeting - Chat
    • Gemeinsam ein Dokument gleichzeitig bearbeiten: Das Dokument wird in die Cloud hochgeladen (bitte beachten Sie die Datenschutzerklärung und dort insbesondere den Hinweis Bitte verzichten Sie daher auf die Übertragung sensibler persönlicher oder sensibler geschäftlicher Daten innerhalb des Dienstes.):
      • Registerkarte Dateien
      • Datei per Drag & Drop ins Fenster ziehen oder über “hochladen” oder über „neu“
      • Dokument unter Reiter Dateien auswählen - rechts auf die drei Punkte (...) klicken
      • “in Sharepoint bearbeiten” auswählen
      • dann im Microsoft-Portal mit KIT-Konto anmelden, Shibboleth zustimmen, man landet im Sharepoint
      • dort das Dokument öffnen, Änderungen durchführen
      • Es wird automatisch gespeichert.

Für Seminare mit bis zu 20/30 Teilnehmern

Gleiches Vorgehen wie bei koordinierten Meetings.

  • Gemeinsam ein Dokument betrachten (z. B. eine Präsentation): siehe “Ad Hoc Meeting – Chat”.
  • Möglichst nicht durcheinander sprechen, zuhörende Teilnehmende sollten das Mikrofon ausstellen (stummschalten).  
  • Alternativ kann ein Teilnehmer alle anderen gleichzeitig stummschalten. Diese Funktion steht nur bei mehreren Teilnehmern zur Verfügung: mit der Maus über den Bildschirm fahren -> Teilnehmer anzeigen -> in Teilnehmenden-Liste rechts oben “alle stumm schalten” auswählen.
  • Personen, die dann sprechen möchten müssen das Mikrofon selbst wieder einschalten.

Beteiligung von externen Personen

Voraussetzung: installierter Client (App)

Variante 1: Unter Windows mit Outlook

Diese Variante ist beschränkt auf max. 25 Teilnehmer, ermöglicht jedoch komfortabel einen Teilnahmelink mit einer Einladungs-E-Mail im Vorfeld zu verschicken.

Vorbereitung/Termineinladung

  • In Outlook einen Termin anlegen
  • In der Menüleiste auf Teams-Besprechung klicken
    • Empfänger in das An...-Feld eingeben. Das Eintragen externer Teilnehmender ist möglich.
  • Termin versenden
  • Im Termin ist ein Teilnahmelink enthalten (“An Microsoft-Teams Besprechung teilnehmen”)

Besprechung am Termin durchführen

  • Organisierende/r öffnet Outlook Termin
  • In der Menüleiste auf “An Teams-Besprechung teilnehmen” klicken
  • Es öffnet sich automatisch ein Chat in der Desktop-Anwendung.
  • Die Teilnehmenden öffnen zur Teilnahme den Outlook Termin und klicken auf den Link in der Terminanfrage.

Variante 2: Mit dem Client nach dem Starten der Team-Sitzung.

Bei dieser Variante ist die Teilnahme am Meeting auf 250 Teilnehmende beschränkt und ermöglicht die Einladung Externer auch von Linux und MacOS. Allerdings ist der Teilnahmelink erst nach dem Starten der Sitzung vorhanden.

  • Nach dem Starten der Videokonferenz in einem Team-Kanal erscheinen oben rechts die Liste der Teilnehmer und ein Link-Symbol (2 Kettenglieder).
  • Wenn man dieses Symbol anklickt wird ein Link in die Zwischenablage kopiert, den man z.B. in einer Nachricht eines HTML-fähigen E-Mail-Client einfügen kann.
  • Bei Bedarf kann man den Hyperlink aus dem dort eingefügten Link nochmals extrahieren und über rein textbasierte Kommunikationsmittel (z.B. Jabber oder E-Mail) verschicken.

 

Netiquette

  • Rechtzeitig (vorab) einwählen  
  • Ton ausstellen (mute), wenn man nicht spricht (Rauschen vermeiden)
  • Headset verwenden (Hall vermeiden)
  • längere Beiträge (für Protokoll) vorab bereitstellen
  • in größeren Veranstaltungen Kamera ausschalten, wenn man nicht redet, um Bandbreite zu sparen

 

Spezifikationen zu Clients und Betriebssystemen

Linux/MacOS:

mit dem Client unter Linux/MacOS können Externe wie oben unter Variante 2 beschrieben hinzugefügt werden.

Linux - Chrome

Bei der Nutzung des Browsers kann eine Fehlermeldung erscheinen, dass Cookies von Drittanbietern blockiert sind. Die Behebung des Fehlers erfolgt durch den Aufruf der Seite chrome://settings/content/cookies. Dort die Option „Drittanbieter-Cookies blockieren“ ausstellen. 

Linux - Client

Im Linux Client können keine einzelnen Fenster geteilt werden, sondern nur der gesamte Bildschirm.

Windows - Client

Im Windows Client kann man im Menüband durch Klicken auf die drei Punkte (...)  beispielsweise den Hintergrund verändern (weichzeichnen / Hintergrundbild ändern).

Der Client startet standardmäßig automatisch nach jeder Windows-Anmeldung. Ist dies nicht gewünscht, kann das in den Einstellungen (Zahnradsymbol) geändert werden. 

Handy - Clients (iOS, Android)

In den Handyclients gibt es ebenfalls kleinere Einschränkungen, deren Beschreibung nicht Gegenstand dieser Dienstbeschreibung ist.

 

Hilfreiche Links

Ein Video von Microsoft, das die ersten Schritte gut erklärt.