Informationen zum Datenschutz gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Nutzung der Webanwendung RegApp (Federated Login Services "FeLS")

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die erfolgende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 Nr. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Übersicht

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte
Server
Art und Umfang der Datenverarbeitung bei Inanspruchnahme des Dienstes
Cookies
Links zu anderen Webseiten
Verschlüsselte Übertragung (TLS-Verschlüsselung)
Ihre Rechte

Inhaltliche Angaben

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO (Art. 4 Nr. 7) sowie anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe
Deutschland
Tel.: +49 721 608-0
Fax: +49 721 608-44290
E-Mail: info∂kit.edu

Das Karlsruher Institut für Technologie ist Körperschaft des öffentlichen Rechts. Es wird vertreten durch die/den jeweilige/n Präsident/in. Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter datenschutzbeauftragte∂kit.edu oder der Postadresse mit dem Zusatz "Die Datenschutzbeauftragte".

Bei Fragen zur Anwendung können Sie sich direkt an das Scientific Computing Center (SCC)
des KIT wenden (E-Mail: fels ∂does-not-exist.scc kit edu).

2. Aufruf der Webseite und Server Log Files

Umfang und Zweck: Bei der bloß informatorischen Nutzung der Webseite, wenn Sie sich also nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser nach den von Ihnen vorgenommenen Einstellungen an unseren Server übermittelt.

Die IP-Adresse des Nutzenden
Datum und Uhrzeit der Anfrage/ des Zugriffs
Angeforderte Seite bzw. URL
Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
jeweils übertragene Datenmenge
Webseiten, von denen das System des Nutzenden auf unsere Internetseite gelangt, falls der Browser des Nutzenden dies aktiv übermittelt
Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
Das Betriebssystem des Nutzenden
Informationen zum Verschlüsselungsprotokoll und verwendetem -algorithmus

Die Daten dienen der technischen Optimierung der Webseite und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Die IP-Adresse ist für den Betrieb bzw. der Auslieferung der Webseite notwendig, wird verkürzt in die Logfiles geschrieben und ist nach dem Request nicht mehr als Ganzes verfügbar. Ein direkter Rückschluss auf einzelne Personen ist uns anhand dieser Daten nicht möglich. In anonymisierter Form werden die Daten zu statistischen Zwecken verarbeitet; ein Abgleich mit anderen Datenbeständen findet nicht statt.
Wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung vorliegen, behalten wir uns vor, unverkürzte IP-Adressen zu erfassen und zu speichern.

Empfänger: Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DS-GVO i.V.m. § 4 LDSG bzw. § 20 Abs. 1 KITG i.V.m. § 12 Abs. 1 LHG.

Speicherdauer: Die personenbezogenen Daten werden solange gespeichert, wie es für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung erforderlich ist. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten gelöscht.

3. Art und Weise der Datenverarbeitung bei Inanspruchnahme des Dienstes

Umfang und Zweck: RegApp (Federated Login Services) ist eine Registrierungs- und Dienstverwaltungsanwendung, die es Nutzern ermöglicht, sich über föderierte Identitäten (SAML, OpenID Connect, OAuth) bei angebundenen Diensten zu registrieren und diese zu nutzen. Die Anwendung verwaltet Benutzerkonten, Dienst-Registrierungen, Gruppenmitgliedschaften, Projektmitgliedschaften sowie die Provisionierung von Zugangsdaten (z.B. SSH-Schlüssel, Dienstpasswörter) für angebundene Systeme.

In diesem Zusammenhang verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Identitäts- und Kontaktdaten
Bei der Anmeldung über Ihren Identitätsanbieter (Identity Provider) werden folgende Daten von diesem übermittelt und gespeichert: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse(n), eduPerson Principal Name (EPPN) und weitere eindeutige Kennungen (persistentId, subjectId), Organisationszugehörigkeit und Affiliierung (z.B. Mitarbeiter, Studierender), Berechtigungen (eduPersonEntitlement), UNIX-Benutzernummer (uidNumber) und Gruppenkennung (gidNumber), soweit vom Identity Provider übermittelt
Darüber hinaus werden alle vom Identity Provider im Rahmen der Authentifizierung übermittelten Attribute gespeichert. Welche Attribute dies im Einzelnen sind, hängt vom jeweiligen Identity Provider und dessen Konfiguration ab. Mögliche weitere Attribute umfassen u.a. Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Geschlecht und Staatsangehörigkeit.
Benutzerkonto und Registrierungsdaten
In diesem Zusammenhang werden folgende Daten verarbeitet: Automatisch generierter oder selbst gewählter lokaler Benutzername, Dienstregistrierungen: Status, Zeitpunkt der Registrierung, akzeptierte Nutzungsbedingungen. Provisionierungsdaten je Dienst (z.B. zugewiesene Benutzerkennungen, Gruppenmitgliedschaften), Projektmitgliedschaften und Projektadministrationsrollen
SSH-Schlüssel
Sofern Sie SSH-Schlüssel für angebundene Dienste hinterlegen, werden gespeichert: Öffentlicher Schlüssel (Public Key), Schlüsseltyp und -name, Kommentar (kann E-Mail-Adresse enthalten), Ablaufdatum sowie Genehmigungsstatus
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Sofern Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen, werden gespeichert: Ihre Benutzerkennung im externen 2FA-System (eduMFA), Die eigentlichen Token-Geheimnisse (TOTP-Seeds, YubiKey-Registrierungen) werden nicht in RegApp gespeichert, sondern ausschließlich im externen 2FA-System verwaltet.
Protokolldaten und Zugriffsinformationen
Bei jeder Anmeldung werden folgende Daten erfasst: Zeitpunkt der Anmeldung, IP-Adresse bzw. Hostname des zugreifenden Systems, Verwendete Anmeldemethode (z.B. Home-Organisation, 2FA), Erfolg oder Misserfolg der Anmeldung
Audit-Protokoll
Zur Nachvollziehbarkeit administrativer und nutzerbezogener Vorgänge wird ein Audit-Protokoll geführt. Dieses umfasst: Zeitpunkt und Art der Aktion (z.B. Registrierung, Statusänderung, Attributaktualisierung), Ausführende Person oder System, Betroffene Entität (Benutzer, Dienst, Gruppe, Projekt), Bei Änderungen an personenbezogenen Daten: alter und neuer Wert
SAML-Assertions und OIDC-Token
Zu Zwecken der Fehlerdiagnose und Nachvollziehbarkeit werden die rohen Protokolldaten der Authentifizierungsvorgänge temporär gespeichert: SAML-Assertions (enthalten die vom Identity Provider übermittelten Attribute), OIDC-ID-Token und UserInfo-Antworten

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

Bereitstellung des Dienstes: Registrierung und Verwaltung von Benutzerkonten, Provisionierung von Zugangsdaten bei angebundenen Diensten, Verwaltung von Gruppenmitgliedschaften und Projektmitgliedschaften.
Authentifizierung und Autorisierung: Föderierte Anmeldung über SAML, OpenID Connect und OAuth; Durchsetzung von Zugriffsberechtigungen; Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Sicherheit und Nachvollziehbarkeit: Führung von Audit-Protokollen, Erkennung und Verhinderung von Missbrauch, Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Technischer Betrieb: Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität, Fehlerdiagnose.
Kommunikation: Benachrichtigung über ablaufende Registrierungen, Schlüssel oder Konten.

Empfänger: Personenbezogene Daten werden im Rahmen der Diensterbringung an folgende Empfänger übermittelt:

Angebundene Dienste: Bei der Registrierung für einen Dienst werden die für die Provisionierung erforderlichen Daten (z.B. Benutzername, E-Mail, Gruppenmitgliedschaften, SSH-Schlüssel) an das jeweilige Zielsystem übermittelt. Dies kann eine LDAP-Verzeichnisdienst-Provisionierung, eine Samba/Active-Directory-Provisionierung oder eine API-basierte Provisionierung (z.B. Nextcloud, Gitlab) umfassen.
Externes 2FA-System: Bei Nutzung der Zwei-Faktor-Authentifizierung werden Ihre 2FA-Benutzerkennung und Authentifizierungsdaten mit dem externen PrivacyIDEA/eduMFA-System ausgetauscht.
SAML Service Provider / OIDC Relying Parties: Im Rahmen der föderierten Authentifizierung werden Attribute an anfragende Dienste übermittelt, soweit dies für den jeweiligen Dienst erforderlich und konfiguriert ist.

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist
Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 4 LDSG (Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg), § 20 Abs. 1 KITG (KIT-Gesetz) und § 12 Abs. 1 LHG (Landeshochschulgesetz): Die Verarbeitung ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt -- die Bereitstellung von IT-Diensten für Forschung, Lehre und Innovation.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung): Soweit Sie bei der Registrierung für einzelne Dienste ausdrücklich Nutzungsbedingungen zustimmen und damit in die Datenverarbeitung einwilligen. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Speicherdauer : Die personenbezogenen Daten werden solange gespeichert wie es für o.g. Zwecke erforderlich ist, d.h. für o.g. Daten konkret:

Benutzerkontodaten und Registrierungsdaten: Werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist und eine Registrierung bei mindestens einem Dienst besteht. Nach Deregistrierung aller Dienste und Löschung des Kontos werden die Daten gemäß den geltenden Aufbewahrungsfristen gelöscht.
Audit-Protokolle: Werden für die Dauer von 90 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht.
SAML-Assertions und OIDC-Token: Werden temporär gespeichert und nach Ablauf ihrer Gültigkeit gelöscht.
SSH-Schlüssel: Werden gespeichert, solange der Schlüssel aktiv ist oder bis er vom Benutzer gelöscht wird.

4. Cookies

Umfang und Zweck: Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei der Nutzung unserer Webseite Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Cookies sind kleine Textdateien, die von dem von Ihnen verwendeten Browser bei Ihnen gespeichert werden und durch welche uns (dem Server unserer Webseite) bestimmte Informationen zufließen. Wir nutzen sogenannte Session-Cookies (transiente Cookies), die technisch erforderlich sind, um die Webseite funktionsfähig zu gestalten. Wir setzen zusätzlich auf unserer Website ein Cookie ein, um Ihre gewählten Einstellungen zur Listenvorauswahl der Heimatorganisation für Ihren nächsten Besuch zu speichern. In den von uns eingesetzten Cookies werden dabei folgende Daten zu folgenden Zwecken gespeichert und übermittelt:

Session Daten ("JSESSIONID", "idtk", "oam.Flash.RENDERMAP.TOKEN")
Session Backend Routing ("stkhst")
Listenvoreinstellung der Heimatorganisation ("preselect_idp")

Empfänger: Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von technisch erforderlichen Cookies i.S.d. § 25 Abs. 2 TDDDG ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DS-GVO i.V.m. § 4 LDSG bzw. § 20 Abs. 1 KITG i.V.m. § 12 Abs. 1 LHG.

Speicherdauer: Die Session-Cookies werden spätestens dann gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Das Cookie zur Listenvoreinstellung der Heimatorganisation wird 356 Tage gespeichert und kann durch Abwahl des Option "Heimatorganisation merken" gelöscht werden.
Tipp: Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Webseite eingeschränkt sein.

5. Links zu anderen Webseiten

Wenn wir auf Webseiten außerhalb des KIT verlinken, gelten die dortigen Datenschutzhinweise und -informationen.

6. Verschlüsselte Übertragung (TLS-Verschlüsselung)

Diese Seite nutzt zum Schutz der Übertragung aller Inhalte, wie auch der Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine TLS-Verschlüsselung.
Bei TLS-Verschlüsselung, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, in aller Regel nicht von Dritten mitgelesen werden. Bitte beachten Sie aber, dass bei der Übertragung von Daten über das Internet nie ein völlig lückenloser Schutz vor dem Zugriff Dritter gewährleistet werden kann.

7. Ihre Rechte

Hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten haben Sie gegenüber uns folgende Rechte:

Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DS-GVO beruht (Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO)
Recht auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Artikel 15 DS-GVO)
Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Artikel 16 DS-GVO)
Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (Artikel 17 DS-GVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO)
Recht auf Erhalt der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b DS-GVO beruht (Artikel 20 DS-GVO)
Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, sofern die Daten nach Maßgabe von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DS-GVO verarbeitet werden (Artikel 21 DS-GVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch das KIT zu beschweren (Artikel 77 DS-GVO). Aufsichtsbehörde im Sinne des Artikels 51 Absatz 1 DS-GVO über das KIT ist gemäß § 25 Absatz 1 LDSG: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/).