Nutzungskonzept und Datenstrategie

Cloud-Speicher vereinfachen den Austausch von Daten in hohem Maß. Dokumente werden gemeinsam bearbeitet und geräte- und plattformunabhängig verwaltet. Dabei verändert sich das Zugriffsverhalten auf geteilte Dokumente im „Lebenszyklus“ eines Dokuments. Hieraus abgeleitet ergibt sich die Datenstrategie des KIT. 

Datennutzung - Hot - Warm - Cold 

Im Laufe eines gemeinsamen Projektes verändert sich die Zugriffshäufigkeit auf Daten. Zu Beginn eines Projektes sind die Zugriffe eher zahlreich, regelmäßig und häufig, während zum Ende eines Projektes die Zugriffe geringer werden. Nach Projektende werden die Daten vermutlich gar nicht mehr geändert. 

Entsprechend ändert sich im Laufe eines Projektes oder einer Zusammenarbeit die Notwendigkeit, Daten kollaborativ zu bearbeiten und in der Cloud zu speichern.

Unter Berücksichtigung dieses veränderten Zugriffsverhaltens verfolgt das KIT folgende Datenstrategie für die Speicherung von Daten in der M365-Cloud.

Für die Langzeitspeicherung stehen Ihnen KIT eigene Speicherdienste zur Verfügung. „COLD“-Daten müssen aus der Cloud in den lokalen KIT-Speicher migriert werden. 

Um Daten in der Microsoft Cloud (M365) abzuspeichern oder auszutauschen, stehen die beiden Microsoft Dienste Teams und Microsoft OneDrive zur Verfügung. 

Bei der Ablage von Daten über Microsoft Anwendungen in der Cloud (M365) wird der Dienst SharePoint online genutzt.

• Daten in MS Teams sind für den Austausch und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Aufgaben, Notizen, etc. in einem Team gedacht.
• MS OneDrive gilt als der persönliche Speicher einer Person und wird zudem als Speicherort beim Teilen von Daten in einem 1:1-Teams-Chat verwendet.

Unter welchem Speicherbereich die Daten tatsächlich abgelegt sind, erkennt man an der URL, wenn man die Datei im Webbrowser öffnet.

• Daten in Teams für das Team "OE_TeamName"
  • URL: kit0.sharepoint.com/.../OE_TeamName/...
• Daten in OneDrive für KIT-Konto "ab1234"
  • URL: kit0-my.sharepoint.com/.../personal/ab1234_kit_edu/..

Am KIT wird demnach der Dienst SharePoint online nicht als eigenständiger Dienst sondern nur indirekt über OneDrive & Teams als Speicherdienst eingesetzt.

Für den Einsatz von Anwendungen und das Speichern von Daten in der Microsoft Cloud (M365) gelten am KIT

• die Dienstvereinbarungen zur Einführung und zum Betrieb von Microsoft 365 vom 15.02.25 für die beiden Standorte Karlsruhe und Garmisch-Partenkirchen

  • Dienstvereinbarung zur Einführung und zum Betrieb von Microsoft 365 (Standort Karlsruhe) mit Anlage 1, Anlage 2, Anlage 3

  • Dienstvereinbarung zur Einführung und zum Betrieb von Microsoft 365 (Standort Garmisch-Partenkirchen) mit  Anlage 1, Anlage 2, Anlage 3

• die vom Informationssicherheitbeauftragten (ISB) bereitgestellte Informationsklassifizierungsrichtlinie (in Kürze verfügbar)
• sowie die Datenschutzinformation für den Einsatz von M365

Bei der Speicherung von Daten in der Microsoft Cloud (M365) werden die Regelungen zur Deprovisionierung am KIT beachtet.