• Telefonie mit Teams

  • Telefonie mit Microsoft Teams im Pilotbetrieb.

Zur Zeit werden die ersten Rainbow-Nutzende auf die Telefonie mit Teams Phone umgestellt. Die bisherige Rainbow-Software wird sukzessive durch Teams Phone abgelöst.

Durch die weitverbreitete Nutzung von MS Teams im KIT bietet die Nutzung von Teams Phone eine ideale Ergänzung und bündelt alle Kommunikationskanäle in einer einzigen Kommunikations-App. Technisch ist die Lösung sowohl in die TK-Anlage als auch in die Clients sowohl auf den mobilen Geräten als auch auf Desktop-Arbeitsplätzen sehr gut integrierbar.

Die Verwaltung der Rufnummern wird zukünftig im KIT Identitätsmanagement erfolgen, so dass die Rufnummern automatisiert in die Cloud-Telefonie-Lösung und in lokale Verzeichnisdienste synchronisiert werden. Die Umsetzung dieses Konzepts bietet dem KIT eine hohe Flexibilität bei der Auswahl und Nutzung geeigneter Cloud-Telefonie-Lösungen.

Einstellungen in Teams zur Telefonie

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Bei Microsoft werden mögliche Einstellungen für Teams-Telefonie beschrieben.

Im folgenden werden ein paar wichtige Funktionen der Teams-Telefonie erklärt.

Ausgewählte Funktionen in Teams-Telefonie

Anrufweiterleitung einrichten
  • Einstellungen → Anrufe → Anrufbearbeitung und -weiterleitung 
  • „Alle Anrufe weiterleiten“ - AUS 
  • „Wenn Sie einen Anruf nicht annehmen können“  - Auf Voicemail umleiten
  • Hinweis: „Voicemail“ bedeutet: Die aufgesprochene Nachricht kommt als E-Mail in Ihrem Exchange-Postfach an.
Anrufgruppe oder Stellvertretungen definieren
Mit einer definierten Anrufgruppe können Anrufgruppenmitglieder im Namen einer Person deren Anrufe empfangen.
  • Einstellungen → Anrufe → Anrufgruppe verwalten → Button "Anrufgruppe hinzufügen"
Stellvertretungen können Anrufe in Ihrem Namen tätigen und empfangen. Sie werden benachrichtigt, wenn Sie die Anrufeinstellungen ändern, um Ihre Anrufe an sie weiterzuleiten.
  • Einstellungen → Anrufe → Stellvertretungen verwalten → Button "Stellvertreter hinzufügen"
Linux und Teams-Telefonie
Linux-Nutzer telefonieren über die Weboberfläche.
  • Teams über die Webseite teams.cloud.microsoft öffnen und mit M365-Konto anmelden
    • Ist die Webseite geschlossen, so werden auch keine Anrufe an diesen Rechner weitergeleitet.
  • Die Einstellungen zur Telefonie sind ebenfalls über die drei Punkte [...] in der Kopfzeile der Teams-WebApp → Einstellungen → Anrufe zu finden.
  • Anrufe können über das Symbol „Anrufe“ oder über einen Chat getätigt werden.
Teams-Telefonie über das Smartphone
Über die Teams-Anwendung „Anrufe“ (in der untersten Zeile, evtl. unter „Mehr“) können beliebige Nummern gewählt werden. 
Hinweis: Hier ist keine Suche nach Namen möglich
Über Chats → Suche in der Kopfzeile (Lupe) können Anzurufende gefunden werden.
  • Name angeben → Suchen
  • Rechts neben dem gefunden Namen auf die Visitenkarte gehen
  • Nun die Telefonnummer auswählen und der Anruf startet.
Verhalten bei besetzter Leitung oder bei Status „nicht stören“ festlegen
  • Einstellungen → Anrufe → Anrufbearbeitung und -weiterleitung
  • Option „Wenn Sie gerade ein Telefonat führen und einen anderen Anruf erhalten“ festlegen

Bedeutungen:Besetztzeichen wiedergeben<
  • Regelmäßiger Ton beim Anrufenden, keine weitere Aktion.
Anrufe bei mir klingeln lassen
  • Es klingelt, obwohl man gerade im Gespräch ist.
Umleiten, als ob der Anruf unbeantwortet wäre<
  • Die Einstellung unter "Wenn Sie einen Anruf nicht annehmen können" wird genutzt. 
Kontaktpflege
Eigene Kontakte können sowohl in Outlook als auch in Teams  gepflegt werden.
Da unsere Postfächer lokal auf unseren Servern liegen, gibt es keinerlei Verbindung zwischen diesen beiden Listen.
Aus Outlook heraus hat man alle drei Kontaktmöglichkeiten direkt (E-Mail, Anruf, Chat). Deshalb ist eventuell sinnvoll, die Kontakte dort zu pflegen.
Es bleibt jedem selbst überlassen...

Wie kann ich eine/n Kollegin/en anrufen?

Über Teams
Symbol "Anrufe" - Möglichkeit 1 
  • Durchwahl-Nummer oder komplette externe Nummer über Tastenfeld oder Eingabefeld eingeben
  • Button "Anruf" auswählen
    - Die Verbindung wird aufgebaut. 
    - Bei internen Telefonnummern wird der Name der angerufenen Person angezeigt.

Symbol "Anrufe" - Möglichkeit 2

  • Name des Gesprächspartner eingeben

    → Suchergebnis wird angezeigt
    Achtung: Hier wird leider an erster Stelle eine ungültige Nummer angezeigt. Diese Nummer hat nichts mit der tatsächlich gesuchten Person zu tun und muss ignoriert werden!
  • Im unteren Teil des Suchergebnisses findet man den richtigen Kontakt → anklicken → Button "Anruf"

In einem Chat

  • Menü beim Video-Symbol oben rechts aufklappen → Audioanruf auswählen

Über das Suchfeld in der Kopfzeile

  • Nach Namen des Gesprächspartners suchen
  • m Suchergebnis bei dem Kontakt die Visitenkarte anzeigen lassen (sichtbar bei Mouseover) 

    → Symbol "Visitenkarte" anklicken
  • Im PopUp-Fenster der Visitenkarte das kleine Telefonsymbol anklicken
Über Outlook
  • Mail öffnen 
    • bei neuer Mail im AN-Feld den gewünschten Kontakt suchen
    • bei einer empfangenen Mail die dort angezeigte Mailadresse nutzen
  • Maus auf die Mailadresse setzen, warten ...
  • Telefonsymbol auswählen → Der Anruf wird aufgebaut
  • Alternativ: länger warten, bis weiteren Infos zum Kontakt erscheinen
  • Nun entweder auf das Telefonsymbol oder im unteren Teil (etwas länger warten) auf die Nummer klicken →  anrufen.
Über das Kommunikationsverzeichnis am KIT ...
  • Über das Kommunikationsverzeichnis  (KIT - Intranet - Rund ums KIT - Organisation - Personensuche) die gewünschte Person suchen

    →  Telefonnummer anklicken

  • →  Button Öffnen

  • →  Microsoft Teams wählen →  Immer angeben →  Anrufen

    Hinweis: Die zwei letzten Fenster (Aussehen abhängig vom Browser) sollten bei "Immer" nur einmalig erscheinen.