Allgemeine Apps

Nachrichten

In der Nachrichtenapp sehen Sie aktuelle Meldungen zu den in UP vorhandenen Funktionen. Aktuelle Nachrichten werden in der App nacheinander eingeblendet. Für mehr Informationen klicken Sie auf die App. Es öffnet sich eine Liste mit den aktuellen Nachrichten.

Meine Inbox

Die Inbox ist der zentrale Arbeitsvorrat in UP zur Genehmigung von Vorgängen. Aktuell finden Sie dort Abwesenheitsanträge und Zeitbuchungen. In Zukunft werden weitere Vorgangsarten (z.B. Warenkörbe aus der Beschaffung) hinzukommen.

Um einen einzelnen Vorgang zu genehmigen, klicken Sie diesen an. Unten rechts besteht dann die Möglichkeit, diesen zu genehmigen oder abzulehnen. Sie können bei jeder Genehmigung optional eine Entscheidungsnotiz hinzufügen. Bei Ablehnungen ist die Eingabe einer Notiz (Begründung für die Ablehnung) Pflicht.

Es besteht auch die Möglichkeit zur Massengenehmigung von Vorgängen. Für die Massengenehmigung verwenden Sie den Button für die Mehrfachauswahl, den Sie über der Liste der Vorgänge finden. Filtern Sie nach der Aufgabenart und wählen Sie dann mit der Checkbox alle Vorgänge aus, die Sie genehmigen möchten. Den Button zur Genehmigung oder Ablehnung von Vorgängen finden Sie unten links.

Für Genehmigende wird es in Zukunft die Möglichkeit geben, Vertretungen einzurichten. Diese Funktion ist aktuell allerdings noch nicht freigeschaltet und kann daher nicht verwendet werden.

Berechtigungen beantragen

Über die App „Berechtigungen beantragen“ können Sie Berechtigungen für das User Portal (UP) für sich und für andere beantragen. Bitte beachten Sie, dass Sie nur für Personen mit einem aktiven KIT-Account Berechtigungen beantragen können. Aus technischen Gründen ist die App aktuell leider nur auf Deutsch verfügbar. Sollten Sie nicht direkt über die Kachel ins Formular gelangen, so können Sie dies über "Prozess starten" im linken Menü und dann mit Klick auf "Starte Prozess" in der Zeile für User-Portal Berechtigung aufrufen.

Bei der Beantragung werden Sie bei der Auswahl unterstützt, in dem z.B. nur aktuelle und im System vorhandene Kontierungselemente bereitgestellt werden. Nach Abschicken des Antrages durchläuft der Antrag folgenden Workflow:

  • Einverständniserklärung durch die Person, für die Berechtigung beantragt wurde (auch wenn Sie für sich selbst beantragt haben)
  • Genehmigung durch die Leitungsperson (L3/L2/L1, also z.B. Institutsleitung, bestellte/r Professor/in), die für die jeweiligen Einheiten im Finanzstellenplan der Kontierungselemente verantwortlich ist

Die Informationen werden aus dem Organisationsmanagement und dem Finanzstellenplans automatisch ermittelt. Die Personen werden per Mail über zur Genehmigung eingehende Vorgänge informiert. Die Anträge können nur durch die jeweils zuständigen Leitungspersonen (L1/L2/L3) sowie deren im Organisationsmanagement hinterlegten Vertreterinnen und Vertreter genehmigt. Nach erfolgreicher Genehmigung wird wie bisher der Vorgang im SCC-Ticketsystem durch die SAP-Benutzerverwaltung bearbeitet.

Ansprechpersonen bei Fragen und Problemen zu diesem Formular: