Ab dem 18.12.2017 steht die Gäste- und Partnerverwaltung (GUP) als webbasierte Anwendung (WEB-GUP) im SAP-Webportal zur Verfügung.
Die bisherige Anwendung über den SAP-GUI wird noch bis Ende März 2018 bereitgestellt, allerdings gibt es hier keine weiteren Anpassungen mehr.
Eine Nutzung der webbasierten GUP setzt künftig keine SAP-GUI-Installation mehr voraus, damit entfällt der bisher benötigte OpenVPN-Aufbau zur Transportsicherung.
Hinsichtlich der verwendbaren Browser bestehen vorläufig die bekannten Einschränkungen. Das SCC empfiehlt die Nutzung des Browsers Internet Explorer 11. Eine plattformübergreifende Browsernutzung wird jedoch angestrebt.
Die Bedienung der GUP Portaloberfläche ist weitgehend selbsterklärend. Weitere Erläuterungen können über www.scc.kit.edu/downloads/ior/Benutzeranleitung-GUP-Portal.pdf auch von der Anwendung aus aufgerufen werden.
Im Vergleich zur bisherigen GUP-Anwendung gibt es folgende Änderungen und Neuerungen:
- Aktive und deaktive Einträge werden nun in der Gäste- und Partnerverwaltung unter zwei verschiedenen Reitern geführt.
- Wechselt ein Gast bzw. Partner zu einer anderen OE, so kann der entsprechende Eintrag jetzt ‚freigegeben‘ werden. Er bleibt danach zunächst bei der bisher zugeordneten OE aktiv. Die künftige OE des Gasts bzw. Partners hat nun 7 Tage Zeit, den Eintrag zu übernehmen. Ist diese Übernahme im entsprechenden Zeitraum nicht erfolgt, wird der freigegebene Eintrag automatisch deaktiviert.
- Bei einer Neuanlage geschieht die Eingabe jetzt mit Hilfe eines 5-Schritte-Wizards, der die einzugebenden Daten auf mehrere Bilder aufteilt und bildweise Plausibilitäts-prüfungen vornimmt.
- Man kann jetzt GuP-Einträge direkt aus dem Datenbestand löschen.
- Ein GuP-Eintrag kann jetzt einer Abteilung innerhalb einer Organisationseinheit zugewiesen werden. Dies ist für größeren Organisationseinheiten hilfreich.
- Über das Feld ‚Adresstyp‘ kann eine Adresse als Geschäfts- oder Privatadresse klassifiziert werden.
Bei Fragen und Problemen wenden Sie sich bitte an Herrn Pickhardt, SCC-IOR.