Das SCC hat gemeinsam mit der Dienstleistungseinheit Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft (EVM) einen neuen Prozess zur Buchung von Cloud-Diensten und Software-Lizenzen etabliert. Ziel war es, den bislang hohen Verwaltungsaufwand durch zahlreiche Einzeltransaktionen per KIT-Kreditkarte deutlich zu reduzieren.
Kern des neuen Angebots ist ein Self-Service-Portal, über das Nutzende Software-Lizenzen buchen können. Dieses Portal ersetzt den bisherigen Software-Shop des KIT. Aktuell stehen Lizenzen für Adobe und DeepL zur Verfügung. Bestehende DeepL-Abonnements werden schrittweise in einen zentralen KIT-Vertrag überführt. Für die Nutzung von DeepL-Lizenzen wurde zudem ein datenschutzrechtlich abgestimmter Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
Die Beschaffung der Lizenzen erfolgt zentral durch das SCC. Dadurch können Rabattstufen genutzt und die Lizenzen so günstiger eingekauft werden. Die Kosten werden entsprechend der jeweiligen Buchungen über die Kostenstellen der jeweiligen Organisationseinheiten verrechnet.
Perspektivisch soll der Prozess um einen Genehmigungsworkflow erweitert werden, der die Freigabe durch Budgetverantwortliche ermöglicht.
Verweise:
- Buchungsformular für Adobe-Lizenzen
- Buchungsformular für DeepL-Lizenzen