Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung (AREB)

#	Frage	Antwort
1	Wann muss man im Feld „Rechnungsbezug“ im Einkaufswagen des SRM etwas eintragen?	Beim Ausnahmefall eines Beschaffungsvorganges , d.h. Vorgehensweise, falls im Ausnahmefall die tatsächliche Bestellung der Organisationseinheit (durch den Anforderer) vor eine SRM-Bestellung erfolgen muss (Notfall, Zeitproblem, technische Probleme) Beachten Sie bitte, diese Ausnahmeregelung darf nur für dezentrale Bestellungen bis 4.200 Euro angewendet werden.
2	Was muss man im Feld „Rechnungsbezug“ im Einkaufswagen des SRM eintragen?	Die Referenznummer, die man sich mit Hilfe des Nummernvergabegenerators ziehen kann
3	Wann kann das Feld „Rechnungsbezug“ im Einkaufswagen des SRM leergelassen werden?	Das Feld „Rechnungsbezug“ im Einkaufswagen des SRM kann für alle „Normale“ Beschaffungsvorgänge leergelassen werden (siehe nähere Erläuterungen weiter unten oder im beigefügten WORD-Dokument)
4	Wo findet man den Nummernvergabegenerator?	Unter dem Link https://www.fima.kit.edu/ib/ (dabei ist eine Anmeldung mit ihrem KIT-Account erforderlich)
5	Wo findet man Informationen der Automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung?	Unter dem Link http://www.fima.kit.edu/downloads/Informationsveranstaltung_OE.pdf
6	Wann muss man die „Ersatzbestellnummer“ verwenden?	Beim absoluten Ausnahmefall eines Beschaffungsvorganges , d.h. es kann nach der Bestellung und vor der Rechnungsstellung keine SRM-Bestellung angelegt (z.B. Vor-Ort-Kauf bei einem Einzelhändler, bei dem man sofort die Rechnung vom Lieferanten bekommt, etc.) Ursache hierfür können z.B. Rechnungen für Reisekosten, Gebührenbescheide sein, bzw. es handelt sich um Vorgänge, die nicht über SRM abgewickelt werden müssen!!!
7	Was ist mit Onlinebestellungen im Onlineportal des Lieferanten? Kann man dies weiterhin so bestellen?	Onlinebestellungen im Onlineportal des Lieferanten sind bzgl. der Automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung insbesondere dann problematisch, wenn man dem Lieferanten vor dessen Rechnungsstellung weder die „Referenznummer“ (siehe unter „Ausnahme“) noch die „Ersatzbestellnummer“ (siehe unter „Absolute Ausnahme“ ) mitteilen kann (evtl. gibt es im Onlineportal ein entsprechendes Feld (z.B. Interne Bestellnummer), in dem man die zuvor gezogene Referenznummer eintragen kann )nur diese Nummer, sonst keine weiteren Angaben) Wichtig: Sind keine Angaben auf der Rechnung vorhanden (also weder unsere SAP Bestellnummer noch die „Referenznummer“ oder die „Ersatzbestellnummer“) , werden die Rechnungen an den Lieferanten zurückgeschickt.
8	Was passiert mit den Kontierungsblättern ?	Im Zuge der Einführung der Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung muss man nach einer Übergangszeit im SRM System kein Kontierungsblatt mehr erstellen, da die Rechnungen zentral an FIMA gesendet werden. Die komplette Funktionalität „Erstellen Sie eine Rechnung“ wird nach einer gewissen Übergangszeit aus dem SRM System gelöscht. In dieser Übergangszeit müssen Papierrechnungen, die beim Institut ankommen, sind per Post an FIMA mit einem unterschriebenen Kontierungsblatt weitergeleitet werden.
9	Wohin muss man Papierrechnungen schicken, die nach dem 17.03.2020 noch an den Anforderer persönlich gesendet werden?	Bitte diese Papierrechnungen im Universitätsbereich müssen in der Übergangszeit per (Haus)-Post mit einem unterschriebenen Kontierungsblatt an folgende Adresse senden: Karlsruher Institut für Technologie Campus Süd Finanzmanagement Gebäude 10.11 Kaiserstraße 12 76131 Karlsruhe Papierrechnungen im Großforschungsbereich werden schon immer automatisch zentral an FIMA gesendet. Großforschungsbereich und Universitätsbereich: PDF-Rechnungen, die per E-Mail bei der Organisationseinheit ankommen, müssen an den Rechnungsaussteller mit dem Liferantenanschreiben, zu finden unter https://www.fima.kit.edu/1176.php, zurück gesandt werden.
10	Muss man auch weiterhin den Wareneingang buchen ?	Man muss auch weiterhin bei allen Bestellungen, die keine Dienstleistungen sind oder die Mengeneinheit „LE“ oder „AK“ haben, für Warenlieferungen ungleich Campus Nord den Wareneingang im SRM System buchen. Der Wareneingang für Warenlieferungen an Campus Nord wird schon immer zentral von der Zentralen Wareneingangsstelle von EVM gebucht.
11	Woher bekommt man Informationen bzgl. der Feststellung der Sachlichen und rechnerischen Richtigkeit (Rechnungsfreigabe)?	Entweder bei den entsprechenden Ansprechpartnern von FIMA oder unter: http://www.fima.kit.edu/1176.php und dort unter: http://www.fima.kit.edu/downloads/Schulung_Institute_OE.pdf
12	Woher bekommt man das Formular zur Übertragung der Unterschriftsvollmacht für Lieferantenrechnungen?	Das Formular zur Übertragung der Unterschriftsvollmacht für Lieferantenrechnungen im Vorlagenmanagement unter: https://team.kit.edu/sites/kit-vorlagenmanagement/Vorlagenmanagement/k_FIMA_QA_AN_01_01-20.docx
13	Ersetzt das Formular zur Übertragung der Unterschriftsvollmacht für Lieferantenrechnungen das Antragsformular für die Zeichnungsberechtigungen für Beschaffungen?	Nein, das Formular zur Übertragung der Unterschriftsvollmacht für Lieferantenrechnungen ersetzt nicht das Antragsformular für die Zeichnungsberechtigungen für Beschaffungen In dem einen Fall handelt es sich um Unterschriftsvollmacht für Rechnungen im anderen um Unterschriftsvollmacht für Beschaffungen.